物流・倉庫の書類の電子化・文書管理で押さえること
受領書・納品書が毎日積み重なる
庫内作業者やドライバーが扱う受領書・納品書・検品記録は、便ごと・荷主ごとに発生します。繁忙期は枚数が一気に増え、スキャンして保存する作業自体が後回しになり、紙の束とスキャン済みPDFが同時に存在する状態が続きやすくなります。
荷主からの問い合わせ対応に時間がかかる
「いつ受け取ったか分かる書類を見せてほしい」という荷主からの連絡は不定期に入ります。該当の受領書がどのフォルダのどのファイル名で保存されているか分からず、担当者が席を外していると探すだけで時間を取られることがあります。
拠点ごとに保管ルールがばらつく
拠点が複数ある場合、ファイル名の付け方や保存先フォルダの構成が拠点ごとに異なることがあります。本社でまとめて確認したいときに、拠点をまたいで同じ書類を探すのに手間がかかります。
現場の作業と事務所の書類整理が分かれている
ドライバーや庫内作業者が受け取った書類は、いったん紙のまま事務所に持ち帰られ、後でまとめてスキャンされることが多くあります。現場での受け渡しから事務所での登録までに時間差があり、その間に紙が紛れることもあります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 受領書・納品書をスキャンまたは撮影した画像から日付・荷主名・便番号などの文字を読み取って検索できる
- 荷主別・拠点別・期間別にフォルダやタグで整理して保管できる
- ドライバーが現場でスマホ撮影した書類を事務所にその場で送れる
- 複数拠点から同じ書類管理の画面にアクセスし、本社で一括して確認できる
- 荷主からの問い合わせに対し、該当の受領書の控えをすぐに呼び出して提示できる
- 検品記録や入出庫伝票を便番号や日付で紐づけて同じ場所に保存できる
- 拠点や担当者ごとに閲覧・登録の権限を分けられる
- 保管期間の長い書類と短い書類を区別して一覧で確認できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
入出庫の記録や在庫の数量管理、ロケーション管理といった倉庫の中核業務は、WMS（倉庫管理システム）など専用の仕組みに任せたほうが安全です。帳票のフォーマットや荷主との連携機能も、既存のWMSが持つ機能をそのまま使うのが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
スキャンした受領書・納品書を索引化して検索できる文書管理や、現場と事務所の間でのファイルの受け渡し、拠点間でのファイル共有は、オープンソースや買い切りのシステムで十分に対応できます。WMS本体に手を加えずに、周辺の書類整理だけを別の仕組みで持つ形です。
紙・Excelのままでよい部分
ドライバーがその場で書く受領サインや、現場でのメモ代わりのちょっとした作業指示は、タブレットでの電子サイン導入まではそのまま紙で構わない範囲です。急いで共有するだけの一時的な連絡事項も、無理に電子化しなくてよい部分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 受領書・納品書・検品記録など、電子化したい書類の種類と、現在の保管ルール（拠点ごとの違いも含む）を書き出して整理します
- 繁忙期を避けた時期に、1拠点・1種類の書類（たとえば受領書）から試験的にスキャンと登録を始めます
- ファイル名の付け方や検索の仕方を決め、現場の担当者とドライバーにも分かる形で共有します
- 運用が落ち着いてきたら他の拠点にも広げ、拠点をまたいで同じルールで検索できるようにします
- 書類ごとの保管期間と、紙原本を処分するタイミングを社内の規定に合わせて決め、運用に組み込みます
物流・倉庫の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
受領書を電子化したら、紙の原本は捨ててよいですか。
書類によっては荷主との契約や社内規定で一定期間の原本保管が求められている場合があります。電子化したからといって一律に廃棄するのではなく、書類の種類ごとに保管期間を確認し、処分のタイミングを決めてから運用することをおすすめします。
ドライバーがスマホで撮影した書類も、そのまま登録できますか。
撮影した画像をそのままアップロードして登録できる仕組みであれば問題ありません。文字がはっきり写っていれば、日付や荷主名などを読み取って検索対象にすることもできます。撮影後すぐに事務所へ送れると、紙が紛れるリスクも減らせます。
複数拠点でこの仕組みを共有することはできますか。
できます。拠点ごとに保存先や権限を分けつつ、本社や他拠点からも必要な書類を検索・確認できるようにしておくと、荷主からの問い合わせにどの拠点からでも対応しやすくなります。
物流・倉庫の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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