葬祭業の電子契約で押さえること
逝去直後の短時間契約
葬儀は逝去の連絡から通夜までの時間が短く、打ち合わせの場で見積りと契約内容を確定させてすぐに施行へ入る必要があります。従来は契約書を持ち帰って押印し、郵送で返送してもらう流れだったため、署名が揃う前に式場や祭壇の手配を事務所の判断だけで進めざるを得ない場面もありました。電子契約であれば打ち合わせのその場、あるいは帰宅後すぐに署名してもらえ、着手の遅れを防げます。
深夜・早朝でも送れる依頼
逝去の連絡は深夜や早朝にも入るため、喪主への契約依頼や見積りの提示も時間を選ばずに行う必要があります。紙の契約書では担当者が式場に出向いて押印をもらうか、後日改めて訪問する手間が生じますが、電子署名であればスマートフォンに送って都合のよい時間に署名してもらえます。高齢の遺族でも操作しやすい、シンプルな画面であることが前提になります。
霊園の永代使用契約・使用規則
霊園では墓地の永代使用契約や、墓地使用規則への同意を別の書面で取り交わすことが多く、葬儀の契約とは別の管理が必要です。使用者が遠方に住んでいる場合や、相続による名義変更の際にも署名のやり取りが発生するため、郵送のままでは手続きが長引きがちです。契約書ごとに誰が署名済みか、誰が未提出かを一覧で管理できる仕組みが欠かせません。
施行後に追加するオプション契約
通夜振る舞いや供花、返礼品の数量変更など、施行が始まってから内容が追加・変更になることが珍しくありません。その都度あらためて紙の契約書を作り直して押印をもらうのは現実的でなく、担当者の口頭確認だけで進めてしまうと後日の精算でもめる原因になります。追加分だけを簡単な書面にして電子署名で確定させておくと、請求時の食い違いを防げます。
電子契約のシステムに要る機能
- 施行契約書・見積書のPDFひな形から署名依頼を作れる
- スマートフォンでも操作しやすい署名画面(高齢の遺族を想定)
- 深夜・早朝でも契約依頼の送信と署名ができる
- 誰が署名済みで誰が未署名かを一覧で確認できる
- 霊園の永代使用契約・墓地使用規則の同意を記録できる
- 追加オプション(供花・返礼品等)の変更分だけ別契約として追加できる
- 署名済み契約書を原本として一定期間保管できる
- 名義変更など相続に伴う再契約の履歴を残せる
どこを何で持つか
受注・施行管理と一体の基幹システムに任せる部分
見積作成から施行管理、請求までを一つながりで扱う葬祭業向けの基幹システムを使っている場合、そこに契約機能が付属していればそのまま使うほうが、顧客情報や請求データとの連携が崩れず安全です。クレジットカード決済や香典返しの手配など、他の業務と強く結びついた部分は専用ソフト側に残すのが無難です。
契約書の電子署名・保管だけを切り出して持てる部分
施行契約書や永代使用契約のPDFを作成し、署名を依頼して保管するだけであれば、汎用の電子契約の仕組みで十分対応できます。基幹システムを入れ替えずに、契約の往復だけを電子化したい場合に向いています。
行政提出や相続登記に関わる書類は紙のままでよい部分
墓地の使用に関わる市区町村への届出や、相続登記に添付する書類など、原本の提出や押印が引き続き求められる書類は無理に電子化せず、紙のまま扱ってかまいません。無理に揃えようとすると、かえって手続きが遅れます。
電子契約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、電子契約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| DocuSeal | PDFフォームの作成、入力依頼、電子署名をセルフホストできるオープンソース電子署名システムです。 | AGPL-3.0 | 署名フォームは日本語化可能。管理画面は導入時の確認が必要。 | — |
| Documenso | 電子署名による文書へのサインを管理できるオープンソースのアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenSign | DocuSignの代替となるオープンソースの電子署名プラットフォームです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| system-designer | システム構築のためのローコード開発プラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルなし | — |
| GpgFrontend | GnuPGとRust製のバックエンドを切り替え可能な、モダンなOpenPGPツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| jsignpdf | クロスプラットフォームで動作するPDF電子署名ツールです。 | LGPL-2.1 | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- まずは施行契約書と見積書など、署名をもらう頻度が高い書類から電子契約の対象にします。
- 葬祭ディレクターなど現場担当者が式場からでも依頼を送れるよう、スマートフォンでの操作を確認します。
- 霊園を併設している場合は、永代使用契約や墓地使用規則の同意書も別テンプレートとして用意します。
- 年末年始や感染症の流行期など件数が集中する時期を想定し、担当者が少人数でも依頼と確認が回る運用にします。
- 紙の原本保管が必要な書類との切り分けを事務所内で明文化し、混在しないようにします。
葬祭業の電子契約、何から手を付けるか一緒に決めます
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深夜や早朝に署名を依頼しても失礼にならないでしょうか
依頼のメール自体は送る時間を選べますが、署名をいつ行うかは遺族の都合に任せられるのが電子契約の利点です。急かす表現を避け、都合のよい時間に対応してもらえる旨を添えれば、訪問や電話での催促より負担をかけずに済みます。
高齢の遺族でも操作できるでしょうか
画面の指示に沿って名前を書き入れる、または用意された署名欄をタップするだけの簡単な操作であれば、多くの方が特別な説明なしに対応できます。不安な場合は電話で操作を案内する、家族の代理操作を認めるなど運用で補うと安心です。
霊園の永代使用契約のような書類も電子化できるでしょうか
墓地使用規則への同意など事業者と使用者の間で完結する書面は電子契約に向きますが、市区町村への届出や登記に関わる書類は紙の原本が求められる場合があります。どちらの扱いになるか、提出先の自治体や法務局に事前に確認してください。
葬祭業の他の業務
他の業種で電子契約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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