清掃業の書類の電子化・文書管理で押さえること
現場ごとに書類がばらける
清掃は担当する建物やテナントの数だけ現場があり、それぞれに仕様書・鍵の管理ルール・立入禁止区域の指定が存在します。現場担当者が持つ紙控えと事務所のファイルが一致しないまま更新が重なると、最新版がどちらか分からなくなります。
点検票・チェックシートの保管が後回しになる
日々の清掃完了チェックや定期点検の記録は紙で記入されることが多く、月末にまとめてスキャンする運用だと、クレーム対応や契約更新の確認で過去の記録をすぐに出せないことがあります。
資格者証・研修証明の有効期限管理
建築物環境衛生管理技術者やビルクリーニング技能士の資格証、研修受講の証明書は現場から提出を求められることがあり、コピーをどこに保管しているか分からず探し直すことがあります。
産業廃棄物管理票の保管
廃棄物の処理を伴う現場では産業廃棄物管理票(マニフェスト)の控えを一定期間保管する必要があり、現場別・年度別に整理されていないと確認作業が重くなります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 現場ごとにフォルダを分けて仕様書・契約書・点検票をまとめられる
- スキャンしたPDFに文字検索をかけられる(OCR)
- 資格者証・研修証明書の有効期限を一覧で確認できる
- 現場写真つきの点検記録を現場フォルダに紐づけて保存できる
- 産業廃棄物管理票(マニフェスト)を現場・年度別に保管できる
- 現場担当者ごとに見られる書類の範囲を分けられる
- スマホから現場で仕様書や点検票を確認できる
- 鍵・入館カードの管理台帳を書類と同じ場所に置いておける
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
ビル管理会社やオーナーとの契約が電子契約サービスを通じて行われている場合は、そのサービス内の保管機能をそのまま使うほうが契約の原本性を保てます。発注・検収のやり取りが取引先の専用システムに乗っている場合も、そちらで完結させるほうが確実です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
現場仕様書・点検票・資格者証コピーのスキャンPDFは、自社で持つ文書管理の仕組みに集めて現場別に整理すると探しやすくなります。現場と事務所の間でファイルをやり取りする手段も、自社で用意しておくと運用を止めずに済みます。
紙・Excelのままでよい部分
現場でのチェックシートの記入そのものや、鍵の受け渡しを記録する簡単な控えは、紙や手元のメモで続けても差し支えありません。まとめてスキャンするタイミングを決めておけば、日々の記入の手間を増やさずに済みます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 担当している現場ごとに、どの書類(仕様書・契約書・点検票・資格者証コピー)が存在するかを洗い出す
- 現場名や建物名を基準にしたフォルダ構成を決め、現場担当者と事務所の双方が迷わない名前の付け方を揃える
- 手元にある紙の仕様書や過去の点検票をスキャンし、OCRをかけて文字検索できる状態にする
- 年末の大掃除案件や年度末の契約更新が集中する時期の前に、最新版の仕様書だけを現場で確認できるようにしておく
- 資格者証や研修証明の有効期限を定期的に見直すタイミングを決め、更新時に差し替える手順を決めておく
清掃業の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
現場で撮った点検写真や記入済みのチェックシートは、その日のうちに事務所へ送るべきですか。
クレーム対応や契約更新の確認に備えて、できれば当日か近い日のうちに送っておくほうが安心です。ただし全件を即時に送る必要はなく、まとめてスキャンする日を決めて運用しても問題ありません。
契約更新で仕様書の内容が変わった場合、古い版はどう残せばよいですか。
古い版を削除せず、現場フォルダの中で日付や版数が分かる名前をつけて残しておくと、過去の仕様とのトラブルが起きた際に確認できます。最新版だけを現場担当者が見られるようにしておくと混乱を避けられます。
資格者証のコピーは誰でも見られる状態にしてよいですか。
個人情報を含むため、現場担当者や必要な事務所スタッフだけが見られるように範囲を分けておくほうが安全です。提出を求められた際にすぐ出せる場所にまとめておけば十分です。
清掃業の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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