政治団体・後援会の書類の電子化・文書管理で押さえること
支援者名簿は紙台帳とスキャンPDFが別々に
長年の支援者名簿は手書きの台帳から始まり、途中からスキャンしてPDF化されたものが混在しているケースをよく伺います。氏名や所属の表記揺れもあり、紙の束とPDFフォルダを両方開いて確認する作業が発生しがちです。
会費・寄付の受領書控えの保管
会費や寄付の受領書控えは、氏名・日付・金額を後から確認できる形で残しておく必要があります。紙の控えとスキャンデータが分かれていると、問い合わせが来た際に両方を探す手間がかかります。
後援会報の発送控えと宛先不明の記録
後援会報を定期的に発送する際、発送リストや宛先不明で戻ってきた分の記録を残しておくと、次回の発送で同じ手間を繰り返さずに済みます。この記録が紙のメモとExcelに分かれていると、更新が後回しになりがちです。
政治資金の収支に関わる書類は別扱い
政治資金規正法に基づく収支報告に関わる原本書類は、文書管理の仕組みで検索しやすくすることはできても、報告書の作成や提出そのものを代わることはできません。この部分は専用の会計処理に委ねる前提で、保管・検索のみを整える形になります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- スキャンPDFをOCRで読み込み、氏名や日付で検索できる
- 紙の原本とスキャンデータを同じ保管場所にまとめて一覧できる
- 会費・寄付の受領書控えを氏名・日付で紐づけて保存できる
- 後援会報の発送リストと宛先不明の記録を日付ごとに残せる
- 集会の案内状・出席確認票をまとめて検索できる
- 議員事務所・支部など複数拠点からファイルをやり取りできる
- 閲覧できる人を絞って権限を設定できる
- 政治資金に関わる原本はタグ付けのみ行い、報告処理には使わない
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
政治資金規正法に基づく収支報告書の作成・提出や、公職選挙法が絡む選挙運動メールの送信制限といった規制対応は、専用の会計処理や既存の仕組みに委ねたほうが安全です。当社が支援できるのは、その前提となる書類の保管と検索の部分に限られます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
支援者名簿のスキャンPDFや紙書類の索引化、会費・寄付の受領書控え、後援会報の発送記録、集会の案内状といった、日々の事務で使う書類の保管と検索は、自前の仕組みで持つことができます。
紙・Excelのままでよい部分
単発の案内文の下書きや内輪の打ち合わせメモなど、後から探す必要がほとんどない簡易な書類は、紙やExcelのままで十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 支援者名簿・会費記録・後援会報・集会案内など、どの書類をどこまで電子化するか範囲を決める
- 選挙前や後援会報の発送時期など、書類が集中する時期を確認し、優先して整える書類を決める
- 既存の紙書類とスキャンPDFを一つの保管場所に集め、OCRで検索できる状態にする
- 事務所や支部が複数ある場合は、誰がどこまで見られるか権限を決めてから共有を始める
- 政治資金に関わる原本は、報告処理とは別に保管・検索用として扱う運用を決めておく
政治団体・後援会の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
スキャンした後、紙の原本は捨ててよいですか
会費・寄付の受領書など、後で原本の提示を求められる可能性がある書類は、スキャン後も一定期間は紙を残しておく運用をお勧めします。どの書類を捨てられるかは、政治資金規正法に関わる部分も含むため、事務局内で基準を決めておくと安心です。
選挙運動に関するメールの送信もこの仕組みで管理できますか
公職選挙法では選挙運動用の電子メール送信に制限があり、これはツールで解決できる問題ではありません。当社が支援できるのは書類の保管・検索の部分のみで、送信の是非そのものの判断はできません。
複数の支部や議員事務所でファイルを共有する際、気をつけることはありますか
支援者の氏名や連絡先を含む書類を複数拠点でやり取りする場合は、閲覧できる人を絞り、どの拠点がどの書類を持つか先に決めておくと、後から見返す際に混乱しません。
政治団体・後援会の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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