小売店・専門店の電子契約で押さえること
出店・催事のたびに発生する契約書
商業施設やデベロッパーとのテナント契約、百貨店の催事出店契約などは、出店の件数だけ契約書が発生します。催事出店は期間が数日から数週間と短いことも多く、押印の往復に時間を取られると出店期間そのものが削られてしまいます。
仕入先・取引先との契約更新
取引基本契約やPB商品の製造委託契約、代理店契約などは、季節商品の入れ替えや新規取引先の開拓のたびに結び直しが必要になります。アパレルや雑貨では年に数回、取引先が入れ替わることもあり、そのたびに契約書のやり取りが発生します。
複数店舗分の契約書の本部管理
店舗を複数持つ場合、各店舗のテナント契約や取引契約を本部でまとめて把握する必要があります。どの店舗がどの取引先とどの契約を結んでいるかが散在すると、更新漏れや契約条件の確認に時間がかかります。
短期・小口の契約が多い特性
催事出店や単発の業務委託など、金額が小さく期間も短い契約が多いのも特徴です。こうした契約に紙と押印の手順をそのまま当てはめると、契約の重みに比べて手続きの負担が大きくなってしまいます。
電子契約のシステムに要る機能
- PDF契約書への署名・押印依頼の送信
- テナント契約・取引基本契約などのひな形管理
- 送付済み・署名待ち・完了の進捗一覧表示
- 店舗別・取引先別の契約書の保管とひも付け
- 契約更新時期が近づいた際のリマインド
- 複数店舗分の契約書の一括送付
- 社内の決裁経路の設定
- 取引先名・契約種別・店舗名での契約書検索
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
大手商業施設やデベロッパーが出店時に指定する電子契約サービスがある場合は、そちらの手順に従うのが確実です。取引先側から電子契約の依頼が送られてくる場面も多く、受け取る側として対応できれば十分です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
自社が送付する側になる契約、たとえば仕入先への取引基本契約やPB商品の製造委託契約、業務委託契約などは、セルフホストの電子署名システムで作成から署名依頼、保管まで自社で回せます。店舗数が多くても契約書のひな形を使い回せます。
紙・Excelのままでよい部分
金額が小さい一度限りの覚書や、取引先との口頭確認を記録に残す程度の簡易なメモは、これまで通り紙やExcelの一覧表で十分です。すべての契約を電子化する必要はありません。
電子契約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、電子契約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| DocuSeal | PDFフォームの作成、入力依頼、電子署名をセルフホストできるオープンソース電子署名システムです。 | AGPL-3.0 | 署名フォームは日本語化可能。管理画面は導入時の確認が必要。 | — |
| Documenso | 電子署名による文書へのサインを管理できるオープンソースのアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenSign | DocuSignの代替となるオープンソースの電子署名プラットフォームです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| system-designer | システム構築のためのローコード開発プラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルなし | — |
| GpgFrontend | GnuPGとRust製のバックエンドを切り替え可能な、モダンなOpenPGPツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| jsignpdf | クロスプラットフォームで動作するPDF電子署名ツールです。 | LGPL-2.1 | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 現在やり取りしている契約書の種類を洗い出す(テナント契約、取引基本契約、催事出店契約など)
- 繰り返し使うひな形を優先してテンプレート化する
- 新規出店や催事の繁忙期を見計らい、署名依頼から完了までの流れを試す
- 本部と店舗の間で契約書の保管場所と検索ルールを決める
- 取引先ごとに電子契約へ対応できるか確認し、対応できない先は紙運用を残す
小売店・専門店の電子契約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
商業施設やデベロッパーが電子契約に対応していない場合はどうすればいいですか。
相手が紙を指定する場合は、その契約だけ従来通り郵送・押印で進めて構いません。自社が送付する仕入先契約などから電子化を始めれば、無理なく範囲を広げられます。
店舗が多いと、契約書の管理はどうすればいいですか。
店舗名や取引先名でひも付けて保管し、一覧で検索できるようにしておくと、どの店舗がどの契約を結んでいるか本部からすぐに確認できます。更新時期の見落としも減らせます。
セルフホストのオープンソースで作った電子署名でも、契約として問題ないですか。
署名の方式自体は多くの取引で通用しますが、相手が特定の形式を求める場合もあります。重要な契約や初めての取引先は、事前に相手の受け入れ可否を確認してから進めると安心です。
小売店・専門店の他の業務
他の業種で電子契約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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