訪問介護の現場記録・作業報告の集約で押さえること
直行直帰で記録が生まれる場所がばらける
ヘルパーさんは利用者宅で記録を書き、事務所に立ち寄らずに次の訪問へ移動します。記録用紙は利用者宅に置いたまま、その日の報告だけLINEで写真や一言メッセージが届くこともあり、同じ訪問でも記録の在りかが紙とスマホに分かれてしまいます。
記録フォーマットがヘルパーごとに違う
長く勤めているヘルパーさんは独自の書き方の記録簿を使い、新しい人はLINEで箇条書きの報告を送るなど、同じ事業所でも書式がそろっていません。サービス提供責任者が内容を把握するには、まず書き方の違いを読み解く手間がかかります。
利用者単位でまとめる作業が月末に集中する
記録はヘルパー別・日付別に届くため、利用者ごとに時系列で並べ直す作業が後回しになり、モニタリングの時期や実績の確認の直前に集約作業が重なります。複数のヘルパーが交代で訪問している利用者ほど、記録を集める手間が増えます。
特記事項やバイタルの見落としが起きやすい
体調の変化や様子の記録が紙とLINEに分散していると、サービス提供責任者が確認するタイミングによっては気づくのが遅れることがあります。利用者ごとに記録を一覧できないと、変化の経過を追いにくくなります。
現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能
- 利用者ごとに訪問記録を時系列で一覧できる
- 訪問時刻・サービス内容・利用者の様子を定型フォーマットで入力できる
- スマホから訪問先でその場で記録を入力できる
- 褥瘡や居室の様子など写真を添付して記録できる
- サービス提供責任者が記録内容を確認・承認できる
- 記録の未提出・提出遅れが一覧でわかる
- 電波が弱い場所でも入力し、戻った時点で自動的に同期できる
- 紙の記録を一時的にスキャンして取り込める
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
介護保険や障害福祉の実績記録票にもとづく請求計算、ケアプランとの連動、国保連への請求データ作成は、介護・障害福祉向けの専用ソフトの領域です。制度に合わせた項目が最初から用意されているため、この部分を自前で作るのは避けたほうが安全です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
ヘルパーさんがその日の訪問内容を入力し、サービス提供責任者が利用者ごとに確認するという、事業所内の記録集約の部分は自前で持てます。紙とLINEに分かれていた報告を1つの入力先にまとめることが主な目的になります。
紙・Excelのままでよい部分
利用者やご家族との重要事項説明書、契約書、サービス開始時の同意書など、署名が必要な書類は紙のままで問題ありません。日々の訪問記録とは分けて管理して構いません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず紙の記録簿とLINE報告のどちらを正式な記録とするか、記録に含める項目を事業所内で決めます
- サービス提供責任者が確認する頻度とタイミングを決め、未提出時にどう促すかを決めます
- スマホ操作に慣れていないヘルパーさんがいる前提で、入力項目を絞った簡単な画面から使い始めます
- 数週間は紙の記録と並行して運用し、全員が入力に慣れた時点で紙をやめます
- モニタリングや実績確認の時期に合わせて、利用者ごとの記録の見え方を確認し、必要な項目を調整します
訪問介護の現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
スマホの操作が苦手なヘルパーがいますが大丈夫でしょうか
入力項目を訪問時刻とサービス内容、特記事項の程度に絞った簡単な画面であれば、操作に慣れていない方でも使い始められることが多いです。最初の数週間は紙と並行して運用し、慣れてから紙をやめる進め方をよく伺います。
利用者の体調や生活の様子を記録することになるので、情報の扱いが心配です
記録を見られる範囲を事業所内の担当者に限定し、誰がいつ確認したかが残る仕組みを選ぶと安心です。利用者宅に紙を置いたままにする運用より、記録の在りかが1つにまとまるほうが管理しやすくなります。
家族からは紙の連絡ノートも続けてほしいと言われています
家族向けの連絡ノートは紙のままで問題ありません。事業所内でサービス提供責任者が確認するための記録と、ご家族とのやり取りのための記録は、目的が違うため分けて運用して構いません。
訪問介護の他の業務
他の業種で現場記録・作業報告の集約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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