フィットネス・ジムの書類の電子化・文書管理で押さえること
入会時の書類が店舗任せになる
入会申込書、問診票、未成年会員の保護者同意書、口座振替依頼書などは、入会時にその場で紙に記入してもらうことが多く、原本は各店舗の棚やファイルに残ります。本部が会員の契約内容を確認したいときや、クレジットカード情報の変更があったときに、店舗へ連絡して該当書類を探してもらう手間が生じやすい業務です。
パーソナルトレーニング契約書とスキャンPDFの混在
回数券や月額契約など、パーソナルトレーニングの契約書はトレーナーごとに個別にスキャンしてPCやスマホに保存されることが多く、ファイル名や保存先のルールが店舗・担当者で揺れやすい書類です。トレーナーが退職や異動をすると、どこに契約書があるか分からなくなり、契約内容の確認に時間がかかることがあります。
資格証・点検記録の期限管理
インストラクターの資格証(更新研修の受講記録を含む)やマシンの点検記録は、紙の台帳や写真データなど保存形式がばらつきやすい書類です。更新や点検の期限が近づいていることに気づきにくく、監査や保険対応で突然求められたときに、該当する記録をすぐに出せないことがあります。
無人時間帯が多い運営での書類整理
24時間ジムはスタッフが常駐しない時間帯が長く、紙の書類整理に割ける人手が限られています。巡回スタッフが点検票や問診票をその場で片付けられず、後でまとめて処理しようとした結果、どの店舗の何の書類か分からなくなってしまうことがあります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- スマホのカメラで書類をスキャンしてPDF化できる
- 会員ごとに入会申込書・問診票・同意書をまとめて1つのフォルダに保存できる
- 店舗単位・会員単位でフォルダを分けて管理できる
- 資格証・点検記録の更新期限を一覧で確認できる
- 退会済み会員の書類を在籍会員と分けて保管できる
- 本部と各店舗で同時にファイルを閲覧・検索できる
- 会員名や入会日などのキーワードで書類を検索できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
会員の入退館管理や予約、決済・口座振替の処理は、会員管理システムや入退館ゲートと連携した専用システムに任せるのが向いています。これらは会員番号や契約状況と直接結びついているため、無理に自前の文書管理へ持ち込む必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
入会申込書・問診票・パーソナルトレーニング契約書・資格証・点検記録のスキャン保存と検索、店舗間でのファイルの受け渡しは、文書管理の仕組みを自前で持つことで解決できます。店舗ごとに散らばっていた書類を会員単位・店舗単位で整理し、本部からも確認できるようにしておくと、探す手間が減ります。
紙・Excelのままでよい部分
日々の設備点検でその場にチェック欄へサインする一次記録や、短期間で処分する来店者向けの一時的なメモは、紙のままで差し支えありません。あとから確認する可能性が高い書類だけを選んでスキャンの対象にすれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 入会関連書類・パーソナル契約書・資格証・点検記録など、店舗に散らばっている書類の種類を洗い出します。
- 新年度や入会キャンペーンの時期を避け、比較的落ち着いている時期にスキャンのルール(誰が・いつ・どの端末で取り込むか)を決めます。
- 会員単位・店舗単位のフォルダ構成を決めて、文書管理の仕組みに取り込みます。
- 無人の時間帯でも対応できるよう、巡回スタッフや開店準備の担当者がその場でスキャンできる運用に落とし込みます。
- 紙の原本をいつまで保管していつ廃棄するかのルールを決めて、運用を固定します。
フィットネス・ジムの書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
スタッフが常駐していない時間帯が多いのですが、運用できますか?
巡回や開店準備のタイミングでスマホからスキャンする運用にしている店舗が多く、常駐スタッフがいなくても取り込み自体は進められます。
パーソナルトレーナーが個人のPCに契約書を保存しているのですが、問題ありますか?
退職や異動のときに契約書の行方が分からなくなることがあるため、店舗や本部で共有する文書管理の仕組みに一本化しておくと安心です。
退会した会員の書類はどう扱えばいいですか?
在籍会員の書類と混ざると後から探しにくくなるため、退会済みのフォルダへ移すなど、分けて保管しておくことをお勧めします。
フィットネス・ジムの他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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