ECショップ運営の電子契約で押さえること
取引先の種類が多く契約が頻発する
仕入先、OEM・PB製造先、物流代行会社、受注代行、インフルエンサーやアフィリエイトとの契約など、相手先ごとに書式も頻度も異なる契約を結ぶ必要があります。取引先が増えるほど、契約書の往復にかかる手間も積み重なっていきます。
繁忙期前の切り替えが遅れると出荷が止まる
セールや年末年始など出荷量が増える時期の直前に、物流代行会社との契約更新や仕入先の契約切り替えが郵送の往復で遅れると、体制が整わないまま繁忙期を迎えることになります。
商談の前にNDAを結ぶ場面が多い
新商品の企画やOEM先との交渉では、条件を詰める前にまず秘密保持契約を結ぶのが一般的です。ここで押印の往復に時間がかかると、商談自体の着手が遅れてしまいます。
モールの契約とは別に自社の契約管理が必要になる
モールへの出店や規約への同意はモール側のシステム上で完結しますが、仕入れや物流など自社が主体となって結ぶ契約は別に管理する必要があり、両方を混同すると契約の抜け漏れが起きやすくなります。
電子契約のシステムに要る機能
- 仕入基本契約・OEM契約・業務委託契約・NDAなど契約種別ごとのテンプレート管理
- 仕入先や物流代行会社など取引先ごとの署名順序設定
- 契約の有効期限・更新時期を事前に知らせるアラート
- 締結済み契約書のPDFを取引先名や契約種別で検索できる保管機能
- 取引先マスタと契約履行の紐付け（どの仕入先と何を結んでいるかの一覧表示）
- 価格改定や取引条件変更があった際の覚書・差分管理
- 出先からスマートフォンで署名依頼の内容を確認できる機能
- 社内の決裁権者を限定した署名権限の設定
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
モールへの出店契約や規約への同意は、各モールが用意するシステム上で完結する仕組みになっているため、そこは専用の仕組みに任せて問題ありません。自社で電子契約の対象として管理する必要はない部分です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
仕入先、OEM・PB製造先、物流代行会社、業務委託先など、自社が主体となって締結する契約は電子署名システムで自社管理できます。契約書のテンプレート化や更新時期の把握をまとめて行えるようになります。
紙・Excelのままでよい部分
取引金額が大きく一度限りで結ぶ契約や、相手先が紙の押印を強く希望する契約は、無理に電子化せず従来のやり方を続けて構いません。両方を併用しても管理上の支障はありません。
電子契約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、電子契約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| DocuSeal | PDFフォームの作成、入力依頼、電子署名をセルフホストできるオープンソース電子署名システムです。 | AGPL-3.0 | 署名フォームは日本語化可能。管理画面は導入時の確認が必要。 | — |
| Documenso | 電子署名による文書へのサインを管理できるオープンソースのアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenSign | DocuSignの代替となるオープンソースの電子署名プラットフォームです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| system-designer | システム構築のためのローコード開発プラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルなし | — |
| GpgFrontend | GnuPGとRust製のバックエンドを切り替え可能な、モダンなOpenPGPツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| jsignpdf | クロスプラットフォームで動作するPDF電子署名ツールです。 | LGPL-2.1 | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 仕入れ・OEM・物流・業務委託・NDAなど、現在使っている契約書式を取引先ごとに洗い出す
- セール前や年末年始前など繁忙期と更新時期が重なる契約から優先して電子化する
- 主要な仕入先や物流代行会社に電子契約への切り替えを依頼し、しばらくは紙と並行する期間を設ける
- 社内で押印に相当する署名権限を持つ担当者を決めておく
- 運用が始まったら、契約更新のアラート通知先を事務担当に設定し、更新漏れを防ぐ
ECショップ運営の電子契約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
モールへの出店自体の契約も電子契約システムで結べますか。
モールへの出店契約や規約への同意はモール側のシステムで完結するため、電子契約システムの対象には含まれません。対象になるのは、仕入先や物流代行会社など自社が主体となって結ぶ契約です。
取引先が電子契約に慣れていない場合はどうすればよいですか。
最初から全ての契約を電子化する必要はありません。更新頻度が高い契約や繁忙期に関わる契約から始め、相手先の希望に応じて紙の契約と並行させる運用でも問題ありません。
既に紙で結んでいる契約もあらためて電子化すべきですか。
既存の契約をすぐに電子化し直す必要はありません。次の更新や条件変更のタイミングが来た契約から順に切り替えていけば、無理なく運用を移行できます。
ECショップ運営の他の業務
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