クリーニング店作業報告｜集配と工場の記録を一つに

クリーニング店の現場記録・作業報告の集約で押さえること

集配の記録がその日ごとに点々と残る

集配担当者は訪問先ごとに預かった点数や品目をメモし、終業後にLINEで事務所へ送る、あるいは手書きの集配表に記入して店舗に戻すというやり方が多く見られます。訪問先・時間・点数・特記事項がばらばらの形式で届くため、事務所側でどの記録が最新か、どの店の分がまだ届いていないかを確認する手間が発生します。

工場の工程記録が現場と事務所で分かれる

工場では受け入れ・洗い・しみ抜き・仕上げ・検品といった工程ごとに進み具合を日報に記録しますが、紙の日報は現場に積まれたままで、事務所が見るのは集計日になってからというケースが多いです。工程の遅れやしみ抜きの追加作業が後から分かると、配達予定の見直しや顧客への連絡が後手に回ります。

請求・集計のたびに転記が発生する

集配の記録と工場の記録は別の紙・別の連絡手段で届くため、月末や店舗単位の請求をまとめる際に、事務所の人が両方を見比べながら点数や金額をExcelに打ち直す作業が生じます。同じ品物の記録を集配表と工場日報の両方で確認する必要があり、転記のたびに数え間違いや記載漏れが起きやすくなります。

クレーム・しみ抜きなどの特記事項が埋もれる

しみの種類や破損の有無、追加のしみ抜き作業といった特記事項は、集配担当者のメモや工場スタッフの一言メモとして残ることが多く、誰が対応したか、顧客にどう伝えたかが記録として残らないまま終わってしまうことがあります。後日同じ品物でクレームが出た際に、経緯を確認する手段がなく困るという声をよく伺います。

現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能

集配担当者がスマホから訪問先・点数・特記事項を入力できる記録フォーム
工場の工程(受入・洗い・しみ抜き・仕上げ・検品)ごとの進行記録
集配記録と工場記録を同じ受付番号で紐づける仕組み
破損・しみ・クレームなどの特記事項を写真付きで残せる記録欄
店舗別・日別に集配点数と工場通過点数を自動で集計する機能
請求に使う点数・品目を集配記録から拾える連携
集配ルート・担当者ごとの実績を後から振り返れる記録の保存
紙の集配表・工場日報の書式をそのまま読み替えられる入力画面

どこを何で持つか

業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分

タグ番号の発行や品物ごとの預かり期間の管理、品目別の料金表に基づく精算は、業界向けの専用システムが長く使われてきた分野です。品目コードの体系や店舗チェーン全体での在庫照会など、クリーニング業に特化した機能が必要な部分は、既存の専用ソフトに任せたほうが無理がありません。

オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分

集配担当者や工場スタッフが日々の動きをどう報告し、それを事務所がどう集計するかという記録の集め方の部分は、業種に特化したソフトでなくても十分に持てます。日報を送るだけでAIが下書きを作るKurage CRM Agentや、タブレット1台で出退勤を記録できるKurage Kintaiのような仕組みを組み合わせれば、現場の入力負担を増やさずに記録を一本化できます。

紙・Excelのままでよい部分

集配ルートの当日の大まかなメモや、工場内での作業順の割り振りといった、その場で使って終わる細かいやり取りは、紙や口頭のままで問題ありません。無理に全てをシステム化せず、請求や集計に関わる記録だけを集約の対象にすると、現場の負担が増えずに済みます。

すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）

当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。

顔打刻つき勤怠 Kurage Kintaiオンプレミス 55,000円（税込）入力ゼロCRM Kurage CRM Agentオンプレミス 55,000円（税込）請求書ソフト kbillingオンプレミス 55,000円（税込）

現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース

カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。

名前	できること	ライセンス	日本語	デモ・購入
Kurage CRM Agent	日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。	MIT	日本語で開発・提供。	触れる / オンプレミス版
Kurage HR Post	人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。	MIT	日本語で開発・提供。	触れる / オンプレミス版
Kurage Kintai	タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。	MIT	日本語で開発・提供。	触れる / オンプレミス版
Plane	Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。	AGPL-3.0	公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。	—
AppFlowy	AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。	AGPL-3.0	日本語ファイルが一部のみ	—
super-productivity	タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。	MIT	日本語ファイルあり	—

導入の進め方

まず集配担当者・工場スタッフがふだん使っている紙の集配表や工場日報を集め、訪問先・点数・工程・特記事項のうちどれが必須かを事務所側で整理します。
繁忙期(衣替えの時期や年末)を避け、取扱量が落ち着いている時期に、集配担当者か工場の一部門だけで記録の入力方法を試します。
集配記録と工場記録を同じ受付番号で結び付けられるかを確認し、請求集計の担当者が実際に月末の集計をその記録から組めるか試します。
問題がなければ全店舗・全工程に広げ、紙の集配表・工場日報は特記事項の控えとして一定期間だけ残す運用に切り替えます。
集配担当者や工場スタッフの入れ替わりがあっても記録の付け方が引き継がれるよう、入力項目の決め方を簡単な手順として残しておきます。

クリーニング店の現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます

初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。

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よくあるご質問

集配担当者がスマホの操作に慣れていないのですが、入力は難しくないですか。

訪問先を選んで点数と特記事項を入れるだけの簡単な入力に絞れば、紙の集配表に書くのとほとんど変わりません。写真を1枚添えられるようにしておくと、しみや破損の説明も文章より早く伝わります。

工場と店舗が離れた場所にあっても記録はつながりますか。

受付番号などの共通の番号で記録を結び付けておけば、工場での工程の進み具合を店舗側からも確認できるようになります。場所が離れていることよりも、番号の付け方を最初に決めておくことが大事です。

今使っている業界の専用ソフトはやめたほうがいいのでしょうか。

品目別の料金表やタグ管理など専用ソフトが得意な部分はそのまま使い続けて構いません。現場からの報告が紙とLINEでばらついている部分だけを別に整理すれば、専用ソフトと無理なく併用できます。

クリーニング店の他の業務

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる

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クリーニング店の現場記録・作業報告の集約を、内製化とオープンソースで。