清掃業の現場記録・作業報告の集約で押さえること
現場ごとの仕様書とチェックリストが基準
清掃業の作業は、物件ごとに清掃箇所・頻度・手順を定めた仕様書とチェックリストが基準になります。オフィスビル、マンション共用部、テナントなど現場の種類によって項目が違うため、現場ごとにチェックリストを用意し、誰がいつ実施したかを残すことが、仕様通りに作業している証明になります。
写真つき報告が信頼になる
床のワックス、水回り、ゴミ置き場などは、言葉だけの報告よりも作業前後の写真があるほうが、発注者であるビル管理会社やオーナーに状態が伝わります。破損箇所や異常を見つけたときの報告も、写真があれば後からの言った言わないを防げます。写真報告を仕組みにしておくことが、現場への信頼につながります。
紙とLINEが混在すると転記が発生する
現場に置く紙のチェックシートと、清掃員が個人のLINEで送る写真報告が別の経路で届くと、事務所の担当者はどちらも見てから一つの記録にまとめ直す必要があります。現場数や清掃員が増えるほど、この転記にかかる時間が積み上がり、月次の報告書作成が後回しになりがちです。
月次報告・請求と記録がつながっていない
ビル管理会社やオーナーへの月次作業報告書、請求書は、日々の作業記録をもとに作られます。日々の記録がばらばらのままだと、報告書を作る担当者が現場の記録を探し直すことになり、請求の根拠を説明する際にも手間がかかります。
現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能
- 現場(物件)ごとのチェックリストテンプレート
- 作業前後の写真を現場から直接添付できる入力
- 直行直帰の清掃員がスマートフォンから報告できる画面
- 現場別・期間別の作業履歴の一覧表示
- 鍵・入館カードなど現場で預かる物の受け渡し記録
- 破損・異常発見時の報告とその後の対応履歴
- シフト・担当者と作業報告の紐づけ
- 月次報告書として出力できる形式
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
広い敷地の巡回ルートを組む清掃管理ソフトや、積算ソフトを使った見積もり作成など、清掃業務そのものの専門性が高い部分は、その領域に特化した専用ソフトに任せたほうが安定します。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
現場ごとのチェックリスト入力、作業前後の写真の保存、報告の集計といった、日々の記録を一本化する台帳の部分は、オープンソースや買い切りのシステムで自社で持つことができます。
紙・Excelのままでよい部分
現場に貼り出しておく確認用のチェックシートの原本や、単発の見積もり計算のような、その場限りで完結する作業は、無理にシステム化せず紙やExcelのままで構いません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今使っている紙のチェックシートとLINEでの報告のやり取りを、現場ごとに一度洗い出します。
- 現場ごとのチェックリスト項目を、システムに登録する形に整理します。
- 年末の大掃除や退去清掃など繁忙期に現場数が増える時期を避け、比較的落ち着いた時期から数現場で試します。
- 清掃員にはスマートフォンでの写真つき報告の操作を、実際の現場で一度一緒に確認してもらいます。
- 月次報告書への出力を試し、ビル管理会社への提出形式に合わせて調整します。
清掃業の現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
清掃員がLINEで報告するやり方を今すぐやめないといけませんか。
一度にやめる必要はありません。まずは一部の現場や一部の清掃員から写真つき報告をシステムに切り替え、使い慣れてから範囲を広げるやり方で問題ありません。
現場からの写真が増えると、保存先はどうなりますか。
写真は現場の記録として作業報告に紐づけて保存されます。古い写真を消す必要が出てきた場合の扱いは、導入時に保存期間を決めておくと運用しやすくなります。
一人の清掃員が複数の現場を掛け持ちしている場合も使えますか。
はい。清掃員ごとにその日担当する現場を割り当てて、現場ごとにチェックリストと写真報告を分けて記録できます。掛け持ちが多い清掃業ではよくある使い方です。
清掃業の他の業務
他の業種で現場記録・作業報告の集約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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