NPO・一般社団法人の書類の電子化・文書管理で押さえること
会員・会費の書類がばらばらに残る
入会申込書、会費の振込控え、退会届などが紙とメールの添付で別々に残り、ある会員の状況を確認するだけでも複数の場所を見に行くことがよくあります。会員数が多くなるほど、名簿と書類のひも付けが追いつかなくなります。
総会・理事会の議事録を長く保存する必要がある
総会や理事会の議事録、決議書は法人運営の記録として年度をまたいで保存しておく必要があり、紙のファイルとPDFが両方あると、過去の決議内容を確認したいときにどちらを見るべきか分かりにくくなります。
助成金・補助金の資料を提出先ごとに探す
助成金や補助金の申請書、報告書は提出先ごとに書式や添付資料が異なり、申請の時期が近づくと過去に提出した書類を参考にしたくなりますが、担当者が変わっているとどこにあるか分からないことがあります。
少人数の事務局でスキャンの手間が重荷になる
事務局員が一人や兼務の理事だけで運営している団体では、受け取った紙をスキャンして保存する作業自体が後回しになりやすく、結局紙のファイルとPDFのフォルダが両方できて二重管理になってしまいます。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 会員名簿を入会・退会・会費の状況とあわせて管理できる
- 総会・理事会の議事録をPDFで年度ごとに整理して保存できる
- 寄付者ごとの寄付の履歴を記録できる
- 助成金・補助金の申請書と報告書を提出先ごとにまとめられる
- 紙の書類をスキャンして同じ場所に置き、印刷書類と並べて見られる
- ファイル名やキーワードで過去の議事録・名簿を検索できる
- 会員の個人情報を含む書類に見られる人を絞れる
- 事務局員や理事が交代しても同じ場所を見ればわかる状態にできる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
会費の請求や寄付金のオンライン決済そのものは、会費管理や寄付金管理に対応した専用サービスに任せたほうが安全です。電子署名が必要な契約書のやり取りも、電子契約の専用サービスに乗せるほうがよいでしょう。文書管理の役割は、そこで発生した書類を受け取って整理・保存する側に置くと整理がつきやすくなります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
会員名簿や寄付者名簿、総会・理事会の議事録、助成金の申請書・報告書といった社内文書の保管と検索は、文書管理のオープンソースや買い切りのメモアプリで十分に対応できます。少ない予算で内製化しやすい部分です。
紙・Excelのままでよい部分
定款の原本や官公庁に提出した書類の原本、押印や公印が必要な現物の保管は、紙のまま金庫や鍵のかかる棚に残しておいてかまいません。電子化するのは控えやコピーで十分な場合が多いです。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 今ある書類を会員名簿、議事録、助成金資料などの種類ごとに棚卸しする
- 総会や理事会のシーズンに入る前に、スキャンのルールと保存場所を事務局内で決める
- 過去の議事録や助成金の提出資料から優先してスキャンし、電子化を進める
- 事務局員や理事の間でアクセス権限と検索の仕方を共有する
- これから発生する書類は、受け取った時点で電子化することを前提にした運用に変える
NPO・一般社団法人の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
会員の個人情報を含む名簿を電子化しても大丈夫ですか
電子化すること自体は問題ありませんが、会員の氏名や連絡先を含む書類なので、見られる人を事務局内の必要な範囲に絞って保存することをおすすめします。アクセス権限を分けられる仕組みを選ぶとよいでしょう。
紙の原本はいつ処分していいですか
定款や官公庁に提出した書類の原本など、現物の保管が求められるものは電子化後も紙を残しておく必要があります。どの書類が原本保管の対象かは団体ごとに確認してから処分を判断してください。
事務局員が一人しかいなくても電子化を進められますか
はい、進められます。総会や助成金の提出が集中する時期を避けて、過去の書類から少しずつスキャンを進める形であれば、一人でも無理なく進められている団体が多いです。
NPO・一般社団法人の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
