警備業の書類の電子化・文書管理で押さえること
教育記録が点検のたびに探しづらくなる
新任教育と現任教育は隊員ごと、実施日ごとに記録が分かれており、警備員指導教育責任者が確認する際にまとめて取り出す必要があります。紙のファイルと一部スキャンしたPDFが別々に保管されていると、誰のいつの記録かを探すのに手間がかかります。
現場ごとに書式が違う警備計画書
施設警備、交通誘導、雑踏警備(イベント警備)では警備計画書や仕様書の書式が現場・発注者ごとに異なります。紙で現場に置いたまま本社に控えがない、あるいは控えがどのフォルダにあるか分からないという状態が起きやすい部分です。
資格者証・検定合格証の写しの保管
交通誘導警備業務検定や施設警備業務検定の合格証、警備員指導教育責任者資格者証などの写しは、発注者への提出や更新の確認で急に必要になります。更新のたびに古い写しと新しい写しが混在し、どれが最新か分かりにくくなります。
事故報告書・始末書類の参照しにくさ
事故や不審者対応があった際の報告書は、再発防止の確認や発注者への提出控えとして後から見返す機会があります。紙のまま現場や本社の棚に置かれていると、似た事案を調べたいときに探し出すまでに時間がかかります。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- スキャンした書類をキーワードや隊員名で検索できる
- 現場名・隊員名・書類種別(教育記録、計画書、資格者証など)でフォルダやタグを分けられる
- 資格者証や検定合格証の更新時期が近づいたら分かる仕組み
- 本社事務所と現場責任者で見られる範囲を分けられる
- 発注者に提出した書類の控えをまとめて取り出せる
- 現場で撮影した書類の写真をそのまま取り込める
- 改定前後の警備計画書を見分けられるよう版を分けて保管できる
- パソコンに不慣れな隊員でも紙原本を事務所へ渡すだけで済む運用にできる
どこを何で持つか
発注者向けの提出・報告の仕組みは既存のやり方に任せる
発注者が指定する配置報告や巡回報告の提出先・様式が決まっている場合は、そのやり方に従うのが前提になります。ここで整理するのは、提出した書類の控えや、提出前に社内で確認するための書類の持ち方です。
スキャン後の索引・保管・受け渡しは手元に持てる
教育記録や資格者証の写し、計画書の控えをスキャンして検索できる状態にするのは、paperless-ngxのような文書管理やfilebrowser、ownCloudのようなファイル共有で対応できます。現場と本社の間でファイルを受け渡すだけならlocalsendやPairDropも使えます。買い切りで導入したい場合はKurage Memoのような簡易なメモ管理も選べます。
原本保管が必要な書類は紙のままでよい
発注者の印をもらった控えや、法令上控えを保管する必要がある書類は、原本自体を電子化で置き換える必要はありません。スキャンして検索用の控えを作り、原本は保管場所と保管期間を決めて最小限の紙で管理すれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現場ごとに保管されている警備計画書、教育記録、資格者証の写し、事故報告書を集めて種類ごとに仕分ける
- スキャンして文書管理の仕組みに取り込み、現場名・隊員名・書類種別でタグ付けする
- 新任教育から現任教育への切り替えや、検定・資格者証の更新時期が分かるよう期限管理を設定する
- 本社事務所と現場責任者それぞれが見られる範囲を決め、検索だけで必要な書類を取り出せる状態にする
- イベント警備などで現場数が増える時期の前に、必要な書類が電子化・整理されているか確認する運用にする
警備業の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
発注者からすぐに教育記録や資格者証の写しを求められたとき、対応できるか心配です。
隊員名や現場名で検索できる状態にしておけば、スキャン済みの記録をその場で取り出して提示できます。紙のファイルを順番に探す必要がなくなるため、発注者からの急な確認にも落ち着いて対応できます。
紙の警備計画書や教育記録は電子化したら捨ててよいのでしょうか。
発注者の印がある控えや保管義務のある書類は、電子化後も原本を一定期間は保管するのが安全です。電子化はあくまで探しやすくするための控えとして使い、原本の保管ルールは別に決めておくとよいです。
現場が複数あるとき、書類の電子化は本社と現場でどう分担すればよいですか。
現場での記入や紙の受け渡しは現場責任者に任せ、スキャンと検索できる状態への取り込みは本社事務所で行う形が一般的です。現場からのファイル受け渡しをシンプルな送受信ツールで済ませると、現場側の負担を抑えられます。
警備業の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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