訪問介護のシステム｜記録・シフト・請求の外側を整える

記録・シフト調整に追われる現場

ヘルパーの多くは利用者宅へ直行直帰するため、サービス提供記録を事務所に戻ってから入力する事業所では記録が後回しになりがちです。訪問先ごとの体調変化や実施内容をその場で記録できないと、事務所側が状況を把握するまでに時間差が生まれます。急な欠勤や利用者都合によるシフト変更の電話連絡、複数のヘルパーが関わる利用者への引き継ぎも、日常的に時間を取られる作業です。

専用ソフトの範囲と、その外側に残る事務

業界の専用ソフト(カイポケ、ケアカルテ、ほのぼのNEXTなど)は、利用者情報の管理、サービス提供記録、訪問介護計画書や居宅介護計画の作成、国保連や自治体への請求伝送までを担います。一方で、ヘルパー間の申し送りや急なシフト変更の連絡、ヒヤリハットや事故の共有、ケアマネジャーや相談支援専門員との日々の連絡記録などは、専用ソフトの外側に残りやすい事務です。これらをスマホで共有できる仕組みに置き換えると、直行直帰のまま情報が事務所に集まります。

介護保険と障害福祉、制度上の注意点

訪問介護は介護保険法に基づくサービスで、障害福祉の居宅介護等は障害者総合支援法に基づくサービスです。根拠法令が異なるため、利用者ごとにどちらの制度によるサービスかを区別し、訪問介護計画書(または居宅介護計画)やサービス提供記録、請求の様式もそれぞれの制度に沿って作成する必要があります。記録の保存期間や運営規程に関する細かな定めは自治体や契約によって異なるため、指定基準や運営規程を確認しながら事務の流れを整えることが大切です。

まず着手したい業務

手を付けやすいのは、現場記録・作業報告の集約と引き継ぎ・属人化対策です。直行直帰のヘルパーがスマホでその場に記録を入力し、事務所がリアルタイムで確認できるようにすると、記録の抜け漏れと事務所での二重入力が減ります。記録が整うと、シフトの調整や予約・受付の対応もスムーズになり、請求業務に必要な情報も自然にそろいます。無理に全体を一度に変えず、記録の入り口から見直すのが現実的です。

訪問介護の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

よくあるご質問

介護保険の訪問介護と障害福祉の居宅介護を同じ事業所で行う場合、記録や請求はどう分ければよいですか。

サービスの根拠法令が異なるため、利用者ごとにどちらの制度に基づく訪問かを区別し、記録・計画書・請求をそれぞれの制度の様式で作成する必要があります。専用ソフトによっては両方の請求に対応しているものもありますが、記録の入力画面は分けて管理するのが安全です。

ヘルパーが直行直帰の場合、勤怠管理はどう記録すればよいですか。

訪問先への到着・退出時刻をスマホから記録し、移動時間や訪問件数を含めて勤怠に反映させる方法がよく取られています。事務所に戻らずに完結できる仕組みにしておくと、ヘルパーと事務所双方の確認・集計の手間が減ります。

サービス提供記録は利用者や家族に見せる必要がありますか。

訪問介護計画書やサービス提供記録の内容については、利用者本人やご家族から説明や確認を求められることがあります。記録を正確かつ速やかに作成し、必要なときにすぐ提示できる状態にしておくことが望まれます。

記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。

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