ヘルプデスク代行｜任せられる範囲と費用の目安

日々・月次・年次で見る、任せられる作業の範囲

日々の対応では、パソコンが起動しない、パスワードを忘れた、メールソフトやWi-Fiの設定がうまくいかない、プリンターに接続できないといった、社員から電話やチャットで届く一次的な問い合わせを受け付けます。

月次では、どのような問い合わせが何件あったかをまとめた報告を受け取れる場合があります。年次では、対応時間帯や対応できる範囲を契約更新のタイミングで見直すことが多く、社員数の変化に合わせて単価や件数の枠を調整します。

設定変更の提案やルール作りは範囲外になりやすい理由

ヘルプデスク代行は、届いた問い合わせに答えることが役目です。同じ不具合が繰り返し起きている場合に、原因を調べて社内のルールやシステムの設定そのものを見直す、新しい仕組みを導入する、といった提案までは含まれないのが一般的です。

繰り返し発生する問い合わせが増えてきた場合は、窓口への依頼とは別に、原因を調べて改善する作業を誰が担うのかを決めておく必要があります。

契約前に確認しておきたい料金と対応範囲

見積を比べる際は、対応できる問い合わせの範囲（使っているOSやソフト、台数）が契約書に明記されているかを確認します。対応時間帯が平日日中のみか、夜間や休日も含むかによっても料金は変わります。

料金が社員1人あたりか、パソコン1台あたりかという単位の違い、月の件数が想定を超えた場合の追加費用の扱いも、事前に確認しておきたい点です。

情シス代行やIT顧問契約とはここが違う

情シス代行は、問い合わせ対応に加えてパソコンの調達やネットワークの管理など幅広い作業を担うのに対し、ヘルプデスク代行は問い合わせ窓口に特化しています。IT顧問契約は仕組みづくりや投資の判断に関わる相談役としての位置づけが近く、社内SEの派遣・常駐は人を社内に置く形、共有型（シェアード）の情シスは複数社で人材を分け合う形という違いがあります。どこまでの範囲を外に出したいかで、選ぶ任せ方が変わります。

依頼から定着までの最初の3か月の流れ

最初に、普段どのような問い合わせがどのくらいの件数で発生しているかを社内で把握し、どの範囲を任せるかを決めます。契約開始から1か月目は、問い合わせ先の切り替えを社員に周知し、引き継ぎを行う期間になります。

2〜3か月目は、実際に届いた問い合わせの内容や件数を確認しながら、対応範囲や料金の単位が実情に合っているかを見直す時期です。

費用の幅

1人あたり月額数百円〜、または1台あたり月額数千円といった従量制が多く、件数と時間帯で変わります。

金額は各社・各プランで大きく異なります。ここに書いているのは公開情報から見た一般的な幅で、特定の会社の価格ではありません。実際の金額は各社へご確認ください。

確かめること

• 対応できる問い合わせの範囲（OS、ソフト、台数）が契約書に明記されているか
• 対応時間帯は平日日中のみか、夜間・休日も含むか
• 料金は社員1人あたりか、パソコン1台あたりか
• 月の問い合わせ件数が想定を超えた場合の追加費用の扱い
• 繰り返し発生する問い合わせについて、原因調査や設定変更の提案は対象に含まれるか
• 社内の誰が最初の相談先になるか、問い合わせ先の周知方法
• 対応した件数や内容の報告を受け取れるか、その頻度
• 契約の解除条件や対応範囲を変更したいときの手続き

よくあるご質問

ヘルプデスク代行と情シス代行はどう違いますか

ヘルプデスク代行は社員からの問い合わせ対応窓口を指すのに対して、情シス代行はパソコンの調達やネットワーク管理なども含めた広い範囲を担う形です。問い合わせ対応だけを外に出したい場合はヘルプデスク代行が合っています。

社員数が少ない会社でも使えますか

問い合わせ件数自体が少ない場合、従量制の費用に対して割高に感じられることがあります。まずは普段どのくらいの問い合わせが発生しているかを確認してから検討する方法があります。

対応してもらえないことがあると聞きましたが、どんな場合ですか

受けた問い合わせに答えるのが役目なので、同じ問い合わせが繰り返し起きる原因を調べて設定やルールを変える、といった提案までは含まれないのが一般的です。

社内の担当者とヘルプデスク代行を併用できますか

社内に担当者が1人いる会社では、簡単な問い合わせはヘルプデスク代行に、判断が必要なものは社内担当に振り分ける形で併用されることがあります。振り分けのルールを事前に決めておくと混乱が少なくなります。

ほかの探し方

すべて見る