情シス退職・IT担当引き継ぎ｜何から始めるか

退職の前後でよく起きていること

パスワードの一覧表が存在せず、本人のメモやパソコンの中にしかない。契約しているサービスの請求書や契約書が本人のメールにしか届いていない。サーバーやネットワーク機器の設定が、本人の記憶の中にしかない。こうした状態は珍しくなく、退職の面談でも「特に問題ありません」で済んでしまい、実際に何かが止まるまで気づかれないことがよくあります。

そのまま進むとどうなるか

契約の更新時期や料金が誰にも分からなくなり、使っていないサービスの料金だけが払われ続けることがあります。トラブルが起きても連絡先の契約先が分からず対応が後手に回ります。退職者のアカウントやアクセス権限が残り続けると、本人が使う意図がなくても、第三者がそれを悪用できる状態が続いてしまいます。

まず社内で確かめておきたいこと

使っているITサービスの一覧と、それぞれの契約者名義・支払い方法が分かるか。パスワードやアカウント情報がどこかにまとめて保管されているか。ドメインやサーバーの管理者が誰の名前で登録されているか。本人がまだ在籍しているなら、これらを聞き出せる時間がどれだけ残っているかも、合わせて確認しておく必要があります。

立て直す方法にはいくつかの選び方がある

社内で引き継ぐ人を決めて一から整理し直す方法、新しく担当者を採用する方法、外部に一部または全体を任せる方法があります。社内で引き継ぐ場合は情報が社外に出ない分かりやすさがありますが、担当者がまた一人に偏ると同じ問題が繰り返されます。採用には時間がかかり、すぐには埋まりません。外部への任せ方にもいくつかの形があり、会社の状況によって向き不向きが変わります。

動き出す順番の目安

本人がまだ在籍しているなら、退職日までにパスワードと契約先の一覧化を最優先でお願いします。すでに退職してしまった場合は、契約書・請求書・メールの履受信履歴から使っているサービスを一つずつ洗い出していくことになります。すべてが分かるまで待つ必要はなく、分かった範囲から契約先に連絡を取り、状況確認を進めながら整理していく進め方が現実的です。

確かめること

• 退職者が使っていたパスワード管理ツールやメモの保管場所を把握しているか
• 契約しているITサービス・ベンダーの一覧と契約者名義が分かるか
• サーバー・ドメイン・SaaSの管理者権限が誰の名前で登録されているか
• 退職者のアカウントやメールの停止・引き継ぎ手順が決まっているか
• 緊急時に連絡できる外部の窓口が決まっているか
• 引き継ぎ資料(構成図・手順書・契約一覧)が残っているか
• 在籍中にヒアリングできる時間がどれだけ残っているか
• 次に同じ状況になったときの備えを検討しているか

よくあるご質問

本人がもう退職してしまい、何も聞けない場合はどうすればいいですか

契約書や請求書、メールの履受信履歴から使っているサービスを洗い出すところから始めます。クレジットカードの利用履歴や口座の自動振替もヒントになります。すべて分からなくても、分かる範囲から契約先に連絡を取り、状況を確認していくことで少しずつ把握できます。

退職の申し出があったが、まだ在籍中です。今から何をすればいいですか

在籍している間に、使っているサービスとパスワードの一覧化、契約先の連絡先の整理をお願いするのが最優先です。本人の頭の中にしかない情報を、短い時間でも書面やデータに残してもらうことで、退職後の混乱を大きく減らせます。

退職後にアカウントや権限がそのまま残っているのは危険ですか

退職者のアカウントが有効なままだと、第三者がそれを使ってログインできてしまう可能性があります。メール、クラウドサービス、社内システムなど、本人が使っていた権限を確認し、早めに停止や引き継ぎをすることが望まれます。

次にまた同じ人に頼る状態にならないようにするには

一人の担当者だけが全体を把握する体制のままだと、同じ問題が繰り返されます。情報を複数人で共有できる形に残す、あるいは外部に一部を任せて社内の依存度を下げる、といった選択肢を検討する余地があります。

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