ひとり情シス｜よくある困りごとと確認点

気づかないうちに1人に集中していること

ひとり情シスの会社では、パソコンの設定やトラブル対応、ネットワークの管理、SaaSやベンダーとの窓口、契約の更新判断まで、幅広い業務が1人に集中していることが多くあります。日々の業務は問題なく回っているように見えても、その内容や判断の根拠は本人の頭の中にしかなく、他の社員は何をどう対応しているのかを把握していない、という状態がよく見られます。

本人も「自分がやるのが一番早い」と抱え込みがちで、周囲も頼りきってしまうため、業務の範囲が広がっていることに誰も気づきにくいという特徴があります。

休んだとき・辞めたときに表面化する問題

この状態が続いたまま本人が休職したり退職したりすると、パスワードや契約情報、ネットワークの構成といった情報が社内のどこにも残っておらず、簡単な対応すら誰もできないという事態が起こります。契約更新の見落としやセキュリティ対応の遅れにつながることもあります。

また、本人にとっても1人で抱える負担は重く、相談先がないまま疲弊が進むと、退職という形で問題が一気に表面化してしまうこともあります。

まず社内で確かめておきたいこと

大きな対策を考える前に、まず現状を把握することが助けになります。具体的には、その人が実際に担当している業務の範囲、パスワードや契約先の連絡先など本人しか知らない情報の有無、契約の更新日や保守の状況が記録されているか、そして本人が休んだ場合に一時的でも代わりに動ける人がいるかどうかです。

この時点では解決策を決める必要はなく、現状を言葉にして共有できる形にすることが最初の一歩になります。

増員・外部活用など任せ方の選択肢

現状を整理した上で考える選択肢には、社内でもう1人採用する、業務の一部を外部に任せる、相談役として外部のIT顧問を置くなど、いくつかの方向があります。どれが向いているかは会社の規模や業務量、予算の考え方によって異なり、どれか一つが正解というわけではありません。

各選択肢の詳しい内容やそれぞれの向き不向きについては、別のページで個別に取り上げています。ここではまず、1人に集中している状態そのものを見直す必要があるという点を押さえておくことが大切です。

無理のない進め方

最初から大掛かりな体制変更をしなくても、業務の棚卸しと情報の共有から始めることで、リスクを下げることができます。本人への聞き取りは「引き継ぎのため」と伝えると身構えられやすいため、「今の状況を整理したい」という形で進めると協力を得やすくなります。

情報が整理できた段階で、増員や外部活用など次の手を検討すると、どの選択肢が自社に合うかを落ち着いて判断しやすくなります。

確かめること

• 今その人が担当している業務を、本人以外も把握できる形で書き出せているか
• パスワードや契約先の連絡先など、本人しか知らない情報がないか
• 契約の更新日や保守の状況が記録・共有されているか
• 本人が休んだ場合に、一時的でも代わりに動ける人や窓口があるか
• SaaSやベンダーとのやり取りが1人に集中していないか
• 緊急時に社外の連絡先(ベンダーや顧問など)に相談できる手段があるか
• 本人の負担が増えていることに気づける仕組みがあるか
• 引き継ぎ資料やマニュアルが最新の状態で残っているか

よくあるご質問

ひとり情シスは必ず危険な状態なのでしょうか。

担当者が1人であること自体が常に問題というわけではありません。ただ、情報や判断がその人に集中しているため、休職や退職が起きたときに業務が止まりやすくなります。まずは業務の棚卸しと情報共有を進めておくことが、リスクを下げる第一歩になります。

増員すればこの問題は解決しますか。

増員は選択肢の一つですが、必ずしも唯一の答えではありません。会社の規模や業務量によっては、一部を外部に任せる形のほうが無理なく回る場合もあります。社内に残す業務と任せる業務を分けて考えると判断しやすくなります。

本人に直接聞きにくい場合はどうすればいいですか。

本人の不安を刺激しないよう、「引き継ぎのため」ではなく「今の状況を整理するため」として業務の棚卸しを依頼すると進めやすくなります。資料作成そのものを目的にせず、まず会話から始める進め方が助けになります。

外部に任せることを検討する場合、何から始めればいいですか。

まずは今1人が担当している業務の範囲を整理し、どこまでを社内に残したいかを考えておくと、相談する際に任せる範囲や進め方を具体的に話しやすくなります。各任せ方の詳しい特徴は別ページで取り上げています。

ほかの探し方

すべて見る