IT担当 いない｜情シス いない中小企業の対処法

社内で起きていることの実態

ITに詳しい人が一人いて、その人が本来の仕事と兼務でパソコンやネットワークの不具合対応、SaaSの契約管理、問い合わせ対応をこなしている状態です。情報システム部門という組織はなく、担当は辞令や契約で正式に決まっているわけではなく、いつの間にか「あの人に聞けばわかる」という役回りが定着しているケースが多く見られます。

本人も専門教育を受けたわけではなく、独学や過去の経験で対応していることが多いため、対応できる範囲は本人の知識と使える時間にそのまま左右されます。

放置するとどうなるか

兼務の担当者が異動・退職・休職すると、パスワードや契約の管理方法、過去の対応履歴が本人の頭の中にしかなく、引き継ぎができない状態になります。新しいツールの導入や契約更新の判断も後回しになりやすく、気づかないうちに似た機能のSaaSが複数契約されていたり、古いままの設定が残っていたりします。トラブルが起きたときに誰に聞けばいいか分からず、対応が遅れることも珍しくありません。

まず社内で確かめること

今誰が何を担当しているかを、本人以外も分かる形で書き出すことから始めます。使っているSaaSやシステムの一覧、契約先と連絡先、アカウントやパスワードの管理場所、過去に困ったときの対応記録が残っているかどうかを確認します。

これが何も残っていない場合、兼務担当者が辞めた瞬間に業務が止まるリスクを、経営者自身が把握しておく必要があります。

社内で持つか外に頼るか、選び方の軸

選択肢としては、専任のIT担当を新たに採用する、既存の兼務者の業務を見直して専念できる体制にする、あるいは外部に任せる方法があります。外部への任せ方には情シス代行、IT顧問契約、ヘルプデスク代行、スポット対応などいくつかの種類があり、それぞれ向き不向きが異なります。

どれを選ぶかは、会社の規模、ITへの依存度、兼務者が今後も続けられる状態かどうかで変わります。各任せ方の違いは別のページで詳しく説明しています。

進め方

まずは現状の棚卸しをして、依存している人・システム・契約を可視化します。その上で、兼務担当者の継続意向を確認し、無理が来ていないか、業務量が増え続けていないかを話し合います。

社内で担える範囲と外に頼る範囲を分け、急ぎで手を打つべき部分、たとえば引き継ぎ資料の整備などから着手するのが現実的です。

確かめること

• 今の兼務担当者が担っている業務を一覧化できているか
• 使っているSaaS・システムとその契約先・連絡先が分かる状態になっているか
• アカウントやパスワードの管理方法が本人以外にも分かるか
• 兼務担当者が今後も続けられる見込みか、本人に確認したか
• トラブル発生時の対応履歴や判断基準が記録に残っているか
• 兼務担当者が不在のときに誰が代わりに対応するか決まっているか
• 社内で担う範囲と外部に任せる範囲を分けて検討したか

よくあるご質問

専任のIT担当を雇うべきか、兼務のままでいいか

兼務で回っている間は大きな問題に見えにくいですが、本人の異動や退職で一気に業務が止まるリスクがあります。ITへの依存度が高い会社ほど、専任化や外部への切り出しを早めに検討したほうが安全です。

兼務担当者に「専属にしてほしい」と言われたらどう判断すればいいか

本人の業務量とIT対応の範囲を照らし合わせ、どちらかが疎かになっていないか確認します。既存業務を減らして専念させるか、採用や外部委託で負担を分けるかは、会社のIT依存度次第で判断します。

ITに詳しい人が社内に全くいない場合はどうすればいいか

まずは今使っているシステムや契約の一覧だけでも作成し、現状を把握することから始めます。その上で社内で育てるか外部に任せるか、具体的な任せ方は目的に応じて別のページで整理しています。

引き継ぎ資料を作る時間すらない場合はどうすればいいか

完璧な資料でなくても、使っているシステムの名前と連絡先、ログインの管理場所だけでも書き残しておくと、いざというときの被害を抑えられます。優先度の高いものから少しずつ整備するのが現実的です。

ほかの探し方

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