造園業の電子契約で押さえること
見積から契約までの空白
見積書を出してから契約書を郵送し、押印されて戻るまでの間、工事に着手できません。繁忙期にこの往復が入ると、他のお客様の予定も後ろにずれてしまいます。剪定の場合は適期を外れてしまう恐れもあり、空白の期間をできるだけ短くしたいところです。
追加工事・変更契約の発生
外構工事では打合せの中で目隠しフェンスや物置の追加など、当初の見積にない要望が出ることがよくあります。その都度変更契約書を作り直して郵送していると時間がかかるため、追加分だけ別契約として素早く取り交わせる仕組みが助かります。
定期剪定契約の更新管理
年間契約や複数年契約でお付き合いしているお客様は、更新のタイミングを見落とすと次の剪定時期を逃してしまいます。契約の更新日を把握し、時期が来たら案内を送る仕組みがあると、毎年の契約し直しが楽になります。
現場で契約を結ぶ場面
外構工事は現地で図面を見ながら打合せをし、その場で契約内容が決まることもあります。タブレットなどでその場で契約書を提示して署名してもらえれば、持ち帰って郵送するより着手までの時間を短くできます。
電子契約のシステムに要る機能
- 剪定・庭園工事・外構工事で契約書のフォーマットを分けて登録できる
- 見積書の内容を契約書に反映して作成できる
- 署名の状況（未返送のお客様）を一覧で確認できる
- 定期剪定契約の更新日を把握し、時期が来たら案内を送れる
- 追加工事・変更契約を元の契約に紐づけて管理できる
- 顧客ごとに契約書と庭木の種類・工事履歴をまとめて保管できる
- タブレットなど現場での署名に対応している
- 契約書のPDFをお客様の控えとして送付できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
外構工事の図面作成や見積作成は、造園・外構業向けの専用ソフトに任せたほうが仕上がりがよく手間も少なくなります。電子契約の仕組みは、そこで作った見積書や図面をそのまま添付して契約書として送る窓口として使う形が無理がありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
契約書への署名・保管、定期剪定契約の更新日の管理は、オープンソースの電子署名システムで十分にまかなえます。顧客ごとの契約履歴と庭木の記録を紐づけて自社のデータとして持っておけば、担当者が変わっても経緯をたどれます。
紙・Excelのままでよい部分
庭木1本の単発剪定のような小さな依頼は、口頭の約束と請求書のやり取りで済ませてよく、わざわざ電子契約を結ぶ必要はありません。職人への作業指示書や現場での伝票も、これまでどおり紙のままで構いません。
電子契約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、電子契約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| DocuSeal | PDFフォームの作成、入力依頼、電子署名をセルフホストできるオープンソース電子署名システムです。 | AGPL-3.0 | 署名フォームは日本語化可能。管理画面は導入時の確認が必要。 | — |
| Documenso | 電子署名による文書へのサインを管理できるオープンソースのアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenSign | DocuSignの代替となるオープンソースの電子署名プラットフォームです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| system-designer | システム構築のためのローコード開発プラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルなし | — |
| GpgFrontend | GnuPGとRust製のバックエンドを切り替え可能な、モダンなOpenPGPツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| jsignpdf | クロスプラットフォームで動作するPDF電子署名ツールです。 | LGPL-2.1 | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 剪定の繁忙期（春・秋の剪定時期）に入る前に、既存の定期契約のお客様を洗い出し、契約書テンプレートを電子契約システムに登録しておく
- 金額の大きい外構工事の契約から電子契約に切り替え、単発の剪定依頼は従来の口頭・請求書のやり方のまま残して混乱を避ける
- 現場で打合せから契約まで進めることが多い担当者に、タブレットでの署名の操作を覚えてもらう
- 定期剪定契約の更新日を一覧化し、時期が近づいたら更新案内を電子契約で送る流れを決めておく
- 顧客ごとの庭木の種類や工事履歴の記録場所と、契約書の保管場所を揃えておき、問い合わせがあった際にすぐ両方を確認できるようにする
造園業の電子契約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
高齢のお客様も多いのですが、電子契約を受け入れてもらえますか？
操作自体は押印と大きく変わらないため、説明すれば使ってもらえることが多いです。それでも不安なお客様には紙の契約書も選べるようにしておくと、無理に統一せずに済みます。
定期剪定の契約は毎年結び直す必要がありますか？
年間契約や複数年契約にしておき、更新のタイミングだけ電子契約で確認を取る形にすれば、毎年ゼロから契約書を作り直す手間を減らせます。
工事中に追加の要望が出た場合はどう扱えばよいですか？
元の契約書とは別に、追加分だけを変更契約として電子契約で取り交わしておくと、工事後の請求や支払いの際に何が追加分かがはっきりして、トラブルを防ぎやすくなります。
造園業の他の業務
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