NPO・一般社団法人の電子契約で押さえること
契約の相手も種類も幅がある
講師やデザイナーへの業務委託、事務所や会場の賃貸借、自治体・企業との協定書、助成金に伴う誓約書など、一件ごとに相手も書式も変わります。件数自体は多くないため、契約ごとに郵送の往復をしていると、担当者の手間ばかりが積み重なります。
押印する人が常に事務所にいない
理事長や理事の多くは非常勤で、他に本業を持ちながら活動しています。押印のために事務所へ立ち寄る時間が取れず、代表印を持ち出して郵送するあいだに契約の着手日がどんどん後ろにずれていきます。
事業年度や助成金の締め切りに追われる
助成金を使う事業は、採択後に決められた期間内で委託先との契約を終えて着手する必要があります。郵送のやり取りで数日かかると、事業の実施期間そのものが圧迫されてしまいます。
あとから契約書を示す場面がある
助成団体や会員から契約の内容確認を求められたり、監査で委託契約の控えを揃える必要が出てきたりします。紙のままだと、どの契約がどこにあるかを探す手間がかかります。
電子契約のシステムに要る機能
- PDF契約書への入力依頼・電子署名
- 理事長・事務局長など複数人への順次送信と進捗確認
- 業務委託・賃貸借・協定書など契約種類ごとのテンプレート管理
- 未署名者へのリマインド通知
- スマホからの入力・署名への対応
- 締結済み契約書の検索・保管
- 事務局員だけに閲覧権限を絞るアクセス制御
- 助成金の事業年度に合わせた締結期限の管理
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
不動産の賃貸借契約や、自治体・大口の取引先との協定書は、相手方が指定するクラウド電子契約サービスの利用を求められることがあります。相手の書式や運用に合わせる場合は、無理に自前の仕組みに統一しないほうが進みが早いです。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
講師への業務委託契約やボランティア協定書、個人情報の取扱いに関する同意書など、自団体で雛形を決められる契約は、OSSの電子署名システムで自前管理する内製化が向いています。件数が少なくても、送信・保管を自分たちで回せます。
紙・Excelのままでよい部分
一度だけの覚書や、金額の小さい一時的な取り決めは、紙のままでも支障はありません。定款変更など登記が関わる手続きは電子契約とは別の決まりに従う必要があるため、そこまで無理に電子化しなくてよい部分です。
電子契約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、電子契約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| DocuSeal | PDFフォームの作成、入力依頼、電子署名をセルフホストできるオープンソース電子署名システムです。 | AGPL-3.0 | 署名フォームは日本語化可能。管理画面は導入時の確認が必要。 | — |
| Documenso | 電子署名による文書へのサインを管理できるオープンソースのアプリケーションです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenSign | DocuSignの代替となるオープンソースの電子署名プラットフォームです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| system-designer | システム構築のためのローコード開発プラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルなし | — |
| GpgFrontend | GnuPGとRust製のバックエンドを切り替え可能な、モダンなOpenPGPツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルなし | — |
| jsignpdf | クロスプラットフォームで動作するPDF電子署名ツールです。 | LGPL-2.1 | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- まず年間に結ぶ契約の種類と件数を洗い出す（業務委託、賃貸借、協定書、助成金関連の誓約書など）
- 理事長や事務局長など押印が必要な人の居住地や稼働日を確認し、郵送より電子署名が向く契約を選ぶ
- 講師への業務委託契約など、件数が多く定型化しやすいものからOSSの電子署名システムで試す
- 総会や助成金の申請時期などの繁忙期前にテンプレートと送信フローを整え、事務局員が扱える体制にする
- 自治体や大口の取引先が指定する電子契約サービスがある場合は、そちらに合わせて併用する
NPO・一般社団法人の電子契約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
非常勤の理事がパソコンを持たない場合でも電子署名はできますか。
できます。スマホのブラウザから入力・署名できるOSSもあるので、パソコンを持たない理事でも外出先から署名に対応できます。
助成金の申請書類も電子契約の対象にできますか。
助成団体が指定する書式や提出方法がある場合は、それに従う必要があります。自団体で決められる委託先との契約から電子化していくのが現実的です。
自治体との協定書も電子化できますか。
自治体側で電子契約の運用方針が定まっていない場合、押印での締結を求められることがあります。先に相手方へ電子契約が可能かを確認してから進めるのが安全です。
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