NPO・一般社団法人の現場記録・作業報告の集約で押さえること
事業・会計区分ごとに記録を分ける必要がある
NPOは受託事業と自主事業、助成金ごとに会計を分けて管理することが多く、現場の作業報告もどの事業に属するかを紐づけて記録しないと、決算や実績報告のときに仕分けし直す手間が発生します。現場で報告を受けた時点で事業名を選ばせておくと、あとの集計が楽になります。
紙とLINEが混在して転記が発生する
高齢のボランティアは紙の記録表、若いスタッフはLINEで写真付きの報告を送るなど、報告の形式が現場ごとに違うことがよくあります。事務局は届いた報告をいったんExcelや紙の台帳に書き直すことになり、同じ内容を二度書く作業が常態化しがちです。
助成金・委託事業の実績報告に写真や日時が必要
助成財団や自治体への実績報告書では、活動日時や参加人数、現場の写真を添えて提出を求められることが多く、現場からの報告にこれらの情報が欠けていると事務局が後から現場に確認を取り直す手間が生まれます。
総会・理事会向けの事業報告のもとになる
現場の作業報告は、総会で承認を受ける事業報告書や理事会への活動報告のもとになる資料でもあります。集約が遅れたり抜けがあったりすると、総会前の資料作成が立て込む時期にしわ寄せが来ます。
現場記録・作業報告の集約のシステムに要る機能
- 現場からの報告をLINEやスマホから事業名つきで送れる入力フォーム
- 報告を事業・会計区分ごとに自動で振り分けて集計する機能
- 活動日時・参加人数・現場写真をまとめて記録できる項目
- 紙の記録表をスマホで撮影して取り込める仕組み
- 助成金・委託事業ごとの実績報告書の下書きを自動で作る機能
- 総会・理事会向けに事業ごとの活動実績を一覧で出せる機能
- ボランティア・スタッフ別に活動記録を振り分けて集計する機能
- 過去の報告を事業名や期間で検索できる機能
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
助成金の電子申請システムや自治体の委託事業管理システムが指定されている場合は、その入力形式に合わせる必要があるため、そこは既存の仕組みに従うのが無難です。会計区分ごとの帳簿づけも、NPO法人会計に対応した会計ソフトに任せたほうが監査や税務の対応がしやすくなります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
現場からの作業報告を受け付けて事業ごとに整理し、総会や助成財団向けの報告書の下書きを作る部分は、自前のシステムで持ちやすい範囲です。LINEや紙の報告をいったん集約し、承認した分だけ記録として残す仕組みがあれば、転記の手間を減らせます。
紙・Excelのままでよい部分
単発のイベントや年に数回しかない行事の記録、件数の少ない事業の簡単なメモ書きは、無理にシステム化せず紙やExcelのままで十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している現場記録・作業報告の集約向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
現場記録・作業報告の集約に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、現場記録・作業報告の集約に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現在、現場からの報告がどの経路（紙・LINE・電話）でどのくらいの頻度で届いているかを事業ごとに書き出す
- 助成金・委託事業の実績報告や総会資料で、毎回同じ形で求められる項目（活動日時、人数、写真など）を確認する
- 事業名を選んで報告できる簡単な入力フォームを作り、まずは一つの事業・現場で試してみる
- 慣れてきたら他の事業・拠点にも広げ、月次や助成金の報告期限に合わせて集計のタイミングを決める
- 総会前や助成金の報告期限前の繁忙期に合わせて、事務局内で確認・承認の役割分担を決めておく
NPO・一般社団法人の現場記録・作業報告の集約、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
ボランティアは年配の方が多く、スマホ入力が苦手な人もいますが、それでも導入できますか？
紙の記録表をそのまま使い続け、事務局でスマホ撮影して取り込む運用にすれば、ボランティア側の負担は変えずに済みます。LINEが使える人だけメッセージでの報告に切り替えるなど、混在運用でも問題ありません。
助成金ごとに提出フォーマットが違いますが、一つのシステムでまとめられますか？
助成金ごとの提出フォーマットはそのまま使い続け、システム側では活動日時や人数などの基本項目を事業に紐づけて記録するだけにすると、提出書類は別でも集計の手間は減らせます。
少人数の事務局でも運用できますか？
入力は現場任せにして、事務局側は届いた報告を確認・承認するだけにする運用なら、人数が少なくても回せます。まずは一つの事業に絞って試すと負担が抑えられます。
NPO・一般社団法人の他の業務
他の業種で現場記録・作業報告の集約を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
