● ホームページ更新代行をお探しの方へ

ホームページ更新代行を探す前に。
Webサイト更新はAIで自動化して社内に残せます。

ホームページのお知らせ更新を外部に出すか迷っている会社では、更新のたびに制作会社へ原稿や画像を送って反映を待つやり取りが積み重なっています。急ぎで直したい内容ほど待ち時間が気になり、件数が増えるほど依頼のたびに費用が発生する仕組みであることに気づき始めます。一方で、更新が年に数回しかない会社では、このままのほうが合っている場合もあります。

構築費は月額に込み成果物は御社の資産件数が増えても費用ほぼ一定

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更新1件を外注すると起きること

お知らせ1件を掲載するだけでも、制作会社に都度依頼する形になります。本文と画像を用意してメールやフォームで送り、先方が確認してサイトに反映するまで数日かかり、依頼ごとに費用も発生します。急ぎで直したい誤字や差し替えも同じ依頼の単位で扱われるため、すぐに直せないことがあります。受け渡しは原稿ファイルや写真データをそのまま送る形が多く、こちらで内容を整えておく必要があります。更新が少ない間は負担になりませんが、件数が増えるとこの往復そのものが業務の一部になっていきます。

依頼先を選ぶときに見ておきたい点

ホームページ更新の代行を頼む相手を選ぶときは、更新内容に個人情報やお客様の情報が含まれるかどうかをまず確認してください。問い合わせ内容や顧客名を扱う更新がある場合、データの受け渡し方法や保管の扱いが明確かを見ます。また、公開前に内容を確認してもらえるか、誤字や表示崩れが起きたときにどの範囲まで直してもらえるかも重要です。納期についても、通常の更新と急ぎの更新で扱いが分かれているかを確認しておくと、実際に依頼したときの食い違いを減らせます。

社内で更新する仕組みの中身

社内に残す場合は、更新をフォーム入力だけで済む仕組み(CMS)を用意します。担当者はお知らせの本文や画像をフォームに入力するだけで、専門知識がなくても操作できます。入力した内容は承認の工程を経て公開される形にできるため、誤った内容がそのまま表に出ることを防げます。公開は即時に反映されるため、制作会社への都度の発注は不要になります。また更新履歴が残り、問題があった場合は以前の状態に戻すロールバックもできるため、担当者が変わっても安心して運用を引き継げます。

外注が向く場合と仕組みが向く場合

更新の頻度が年に数回程度であれば、そのつど制作会社に依頼するほうが費用を抑えられます。仕組みを用意しても使う回数が少なければ、作る手間のほうが大きくなってしまうためです。一方、月に何度もお知らせや情報の差し替えが発生する、更新のたびに社内で内容を確認する人が複数いる、キャンペーンや季節の案件で急に更新が増える時期があるといった場合は、都度の依頼が積み重なり負担になります。更新の件数に加えて、誰がどう確認して公開するかという判断の手間がどれくらいかかっているかも、見極めの材料になります。

外注から仕組みに切り替える進め方

切り替える場合は、まず直近の更新内容を振り返り、どの範囲を担当者が入力できる形にするかを決めます。お知らせや価格表のように形が決まっている更新から仕組みに移し、デザインの変更や新しいページの追加など判断が必要な作業は引き続き依頼する、という分け方をする会社もあります。仕組みを用意したあとも、入力してすぐに公開する前に誰が確認するかを決めておくと、運用が始まってからの混乱を防げます。一度にすべてを移す必要はなく、更新の種類ごとに段階的に切り替えていく進め方が無理がありません。