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広告レポート作成はAIで自動化して社内に残せます。

媒体別の広告実績を毎月スプレッドシートにまとめる作業は、気づくと担当者の月初の時間をかなり占めるようになります。外注に出して手を空けるか、広告APIやGA4からの自動集計に切り替えるか、という選択に迷う会社が増えています。どちらを選ぶかで、依頼の仕方や社内に残る作業の内容が変わってきます。

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月次レポート作成をどこまで任せられるか

媒体別の実績を毎月スプレッドシートにまとめる作業を依頼する場合、月単位での集計作業そのものを切り出すことが多くなります。各媒体の管理画面から数値を取得し、指定のフォーマットに落とし込んで納品する、という単位での依頼になります。受け渡しは、月初に広告管理画面への閲覧権限を共有し、完成したレポートをスプレッドシートやPDFで受け取る形が一般的です。

準備するものとしては、各媒体の管理画面への閲覧権限、過去に使っていたレポートのフォーマット、社内で確認したい指標の整理が必要になります。

依頼先選びで確認しておきたいこと

広告の管理画面には配信先や予算、成果に関する情報が含まれるため、アクセス権限の渡し方と管理方法を確認しておく必要があります。閲覧専用の権限で渡せるか、委託終了後にアクセスを解除する手順があるかは、依頼前にすり合わせておきたい点です。

レポートの品質については、数値の転記ミスがないか、前月との比較や異常値への気づきがどこまで含まれるかによって、受け取った後の確認作業の量が変わってきます。納期についても、月初の何営業日目までに届くかを事前に決めておくと、社内の報告スケジュールに影響が出にくくなります。

社内で自動化する場合の仕組みの中身

社内に仕組みとして残す場合は、広告媒体のAPIやGA4からデータを自動で取得し、月次レポートが人の手を介さずに出来上がる状態を作ります。複数の媒体の実績を一つの画面やシートに横断してまとめ、前月との比較や、普段と違う動きをした数値を自動でハイライトする仕組みを組み込みます。

さらに、経営者や上司への報告に使えるよう、要点をまとめたサマリ部分も自動で生成されるようにしておくと、担当者がレポートを一から読み解いて説明文を書く手間がなくなります。一度仕組みを作れば、媒体が増えても集計の設定を変更するだけで対応できます。

外注と自動化、どちらが向いているかの分かれ目

レポート作成だけでなく、入札額や配信設定の調整そのものも任せたいのであれば、広告運用代行に依頼するほうが合っています。集計や作成の作業だけを切り出したいのであれば、仕組みとして自動化したほうが、毎月の工数を減らせます。

媒体の数が少なく、指標の見方もほぼ変わらない場合は、外注でも自動化でも対応できます。一方で媒体が増えたり、キャンペーンごとに見たい指標が変わったりする場合は、自動化した仕組みのほうが調整の手間なく対応しやすくなります。繁忙期だけ一時的に手が足りなくなる状況であれば、外注でその期間だけ補う方法もあります。

外注から自動化へ切り替える進め方

現在外注でレポート作成を依頼している場合は、まず今使っている媒体とGA4の管理画面へのアクセス権限を確認し、API連携に必要な権限が整っているかを見ます。次に、これまで受け取っていたレポートのフォーマットや毎月必ず見ている指標を洗い出し、自動化後も同じ内容が確認できるように仕組みの設計に反映します。

仕組みが動き始めたら、しばらくは外注先から受け取っていたレポートと並行して突き合わせ、数値のズレがないかを確認する期間を設けると安心です。問題がなければ、外注の契約を終了し、社内の仕組みだけで月次レポートを回していく形に移行します。