● メルマガ代行をお探しの方へ

メルマガ代行を探す前に。
メルマガ運用はAIで自動化して社内に残せます。

メルマガ代行を検討する会社では、担当者が毎号の文面作成に時間を取られ、配信日が近づくたびに他の業務を止めて対応している、ということがよく起きています。外注すれば文面作成と配信作業を任せられますが、顧客データや商品情報が社内に増えてくると、セグメントごとの下書きから配信、効果測定までを仕組みとして自社に残す選択も検討の余地が出てきます。

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配信の作成から送信までを任せる、という依頼の形

メルマガ代行に依頼する際は、配信する号ごとに文面の作成と配信作業をまとめて任せる形が基本です。依頼の単位は「1号ごと」「月間契約」などがあり、顧客リストや商品情報、過去の配信文面見本を受け渡して進めます。受け渡しの方法は、スプレッドシートやメール添付、配信システムへの直接ログインなど依頼先によって異なります。

準備するものとしては、配信先リスト、商品・キャンペーン情報、ブランドの言葉遣いが分かる既存の文面、配信したい日時の希望などです。これらを渡した後は、下書きの確認と配信の承認だけを社内で行う形になることが多く、文面作成そのものに社内の時間を使わずに済みます。

個人情報の扱いと文章の質を外注先で見極める

依頼先を選ぶ際にこの業務で特に見るべきは、顧客の個人情報の扱いです。配信先リストを渡す以上、情報の保管場所や共有範囲、契約終了後の削除方法を確認しておく必要があります。

次に文面の品質で、商品やキャンペーンの意図を正しく理解したうえで文章を書けるか、過去の配信実績や試しに1本書いてもらった文面で判断できます。納期については、配信したい日時に対してどれくらい前に依頼を出す必要があるか、急な差し替えにどこまで対応できるかを事前にすり合わせておくと、繁忙期やセール前の配信で慌てずに済みます。

顧客データと商品情報から配信までを自動で動かす仕組み

社内に仕組みとして残す場合は、顧客データと商品情報を元に、配信までの作業を自動で動かす形を作ります。具体的には、購入履歴や属性でセグメントを分け、セグメントごとに文面の下書きを自動で作る部分、自社サーバーに置いたBillionMailなどのOSSを使って配信そのものを行う部分、配信後の開封率やクリック率を自動で集計する部分の三つで構成します。

文面の下書きができた後は、担当者が内容を確認してから配信する運用にすれば、文章を書く作業そのものは減らしつつ、最終チェックは人の目で行えます。配信基盤を自社サーバーに置くことで、配信件数が増えても外部サービスの料金に縛られにくくなる点も特徴です。

件数と判断の頻度で、外注と社内のどちらが向くか決まる

外注と社内のどちらが合うかは、配信の件数や頻度、そして号ごとに判断が必要な度合いで分かれます。配信先が多くセグメントも増えてくると、号ごとに外注先とやり取りする手間が積み重なり、社内に仕組みを作ったほうが早く動かせるようになります。

一方、配信頻度が低く号数も少ない場合は、仕組みを作る手間のほうが大きくなりがちです。また、毎号の内容が商品の読み物やコラムのように文章そのものに価値があるメルマガは、書き手の個性や言葉選びが重要になるため、外注のまま専門の書き手に任せるほうが向いています。繁忙期に配信本数が急に増える会社は、社内に仕組みを置いて自動化しておくと、人手を増やさずに対応しやすくなります。

今の体制から無理なく移すための順番

外注から社内の仕組みに移す場合は、まず今配信している文面とセグメントの分け方を洗い出し、どこまでを自動化できるかを確認します。次に、顧客データと商品情報を仕組みに取り込める形に整え、セグメント別の文面下書きと配信基盤を並行して用意します。

移行の初期は、これまで外注先に任せていた確認作業を社内の担当者が引き継ぐ必要があるため、一定期間は外注と社内の仕組みを並走させ、配信結果を見比べながら切り替えるのが無理のない進め方です。反対に社内の仕組みから外注に戻す場合は、文面の読み物としての価値を重視する方向に配信の位置づけが変わったタイミングで検討するとよいでしょう。