SaaS 費用 削減｜月額見直しの進め方
クレジットカードの明細や請求書を並べてみたら、名前も忘れていたサービスの請求が何件も出てきた、という話はよくあります。一つひとつは数百円・数千円でも、担当者が変わるたびに契約が積み重なり、全体像を誰も把握していない状態になりがちです。まずは何が起きているのかを整理してみましょう。
毎月の支払いが増えていく背景には共通の理由があります
部署やプロジェクトごとに個別にSaaSを契約し、全社でまとめて管理する場所がないまま始まったケースが多く見られます。無料プランのつもりで登録したサービスが、利用者が増えて自動的に有料プランに切り替わっていたり、トライアル期間が終わっても解約せずそのまま契約が続いていたりすることもあります。
また、契約した担当者が異動・退職した後も請求だけが続き、誰も使っていないのに社内の誰もそれに気づかない、ということも起こります。クレジットカードの明細や経費精算の中に紛れていると、支払いの全体像自体が見えにくくなります。
そのままにしておくと固定費とリスクの両方が膨らみます
使っていないサービスへの支払いは、放っておくほど「もったいない固定費」として積み上がっていきます。さらに見過ごせないのは、退職者や異動者のアカウントがログイン可能な状態のまま残ってしまう点です。IDとパスワードが有効なまま放置されたサービスは、情報漏えいや不正アクセスの入り口になり得ます。
契約先が分散していると、どのサービスにどんな社内データを入れているかも把握しづらくなり、いざ見直そうとしたときに「どこから手をつければいいか分からない」状態になってしまいます。
見直しの前にまず社内で確かめておきたいことがあります
最初にやるべきは、契約しているSaaSを一覧にして洗い出すことです。サービス名・契約者・支払い方法（法人カード、個人立替、請求書払いなど）・金額・契約更新日をできる範囲で書き出します。
次に、それぞれの実際の利用者数とログイン頻度を確認します。契約時のプラン人数と実際に使っている人数が大きくずれていることは珍しくありません。あわせて、似た用途のサービスが複数契約されていないか、無料トライアルのまま有料化していないかも見ておくと、見直しの対象がはっきりします。
整理の仕方には社内でやる方法と外部に頼む方法があります
契約数がそれほど多くなく、担当者に多少の時間が取れる会社であれば、一覧表を作って自分たちで棚卸しを進めることができます。一方で、契約が部署ごとに分散していて全体像をつかむだけでも手間がかかる場合や、どのサービスを残すべきか判断する知識が社内にない場合は、棚卸しや見直しの進め方自体を外部に相談する方法もあります。
どちらを選ぶにしても、一度整理して終わりにせず、継続して見ていく仕組みを社内に残すことが大切です。
棚卸しから見直しまでの進め方をイメージしておきましょう
まず契約一覧を作り、支払いの出どころ（法人カード・請求書・個人立替）をすべて確認します。次に、サービスごとに実際の利用状況を担当部署や利用者本人に聞いて確かめます。利用していないもの、重複しているものが見えてきたら、解約や統合の優先順位をつけます。
契約の解約には通知期限が設けられていることが多いため、更新日と合わせて確認しながら進めると無駄な自動更新を避けられます。最後に、誰が・いつ見直すかを決めておくと、同じ問題が繰り返されにくくなります。
確かめること
- 契約しているSaaSの名称・契約者・支払い方法・金額・更新日を一覧にできているか
- 法人カードや個人立替で払っているSaaSが紛れていないか
- 各サービスの実際のログイン者数・利用頻度を確認したか
- 無料トライアルからいつの間にか有料プランに切り替わっているサービスがないか
- 退職者・異動者のアカウントがログイン可能なまま残っていないか
- 似た機能のサービスが複数契約されていないか
- 契約の自動更新日と解約の通知期限を把握しているか
- 見直しを担当する人とタイミングが社内で決まっているか
よくあるご質問
SaaSが多すぎるかどうか、どうやって判断すればいいですか。
契約一覧と実際の利用者数・利用頻度を並べてみることが判断の出発点になります。契約時の想定人数と実際の利用者数が大きくずれているものや、数カ月ログインがないものがあれば、見直しの対象として検討する価値があります。
解約すると業務が止まりそうで不安です。どうすればいいですか。
いきなり解約するのではなく、まず利用部署に現状の使い方を確認し、他のサービスで代替できるか、本当に必要な機能かを確かめてから判断すると安心です。解約通知の期限がある契約も多いので、期限より前に確認を始めておくことが大切です。
誰がどのSaaSを契約しているのか分からない場合はどうすればいいですか。
クレジットカードの明細や経費精算の履歴、請求書のメール受信ボックスをたどると契約が見えてくることがあります。各部署に「使っているサービスを教えてほしい」と直接聞いて回ることも、地道ですが確実な方法です。
一度整理したら、その後はどうすればいいですか。
整理した一覧をそのままにせず、契約の更新時期が来るたびに利用状況を見直す習慣を社内に作っておくと、同じように契約が増え続ける状態に戻りにくくなります。担当者を決めておくことも効果的です。
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