システム内製化｜内製と外注の選び方

内製と外注の間で判断が止まっている状態

日々の運用は外部にお願いしているものの、少し込み入った要望が出るたびに追加費用や待ち時間が発生し、「それなら社内でできた方が早いのでは」という声が出ます。一方で、社内に詳しい人を置こうとすると採用や育成の負担が重く、結局どちらも決めきれないまま時間が過ぎていくことが多いです。

特に、特定の担当者だけが業者とのやり取りを把握している場合、その人の判断に依存したまま先延ばしになりやすい状況です。

決めないまま続けるとどうなるか

判断を保留している間も、外注費や追加改修の依頼は積み重なっていきます。社内に知見が残らないため、次の依頼内容を考えるときも毎回ゼロから業者に説明し直す必要が出てきます。

また、内製を検討している場合は、着手が遅れるほど採用市場での人材確保や教育期間が後ろにずれ、結局「今の体制のまま」が続きやすくなります。どちらを選ぶかより、決めないことそのものがコストになっている状態です。

まず社内で確かめておきたいこと

最初に整理すべきは、今外注している業務のうち、どれが「頻繁に発生する定型的な作業」で、どれが「たまに発生する専門的な判断」かという分け方です。頻度が高く型が決まっている作業は内製しやすく、逆に専門性が高く発生頻度が低い作業は外部に残した方が効率的なことが多いです。

あわせて、今その業務を誰が止めても回せるか、資料や引き継ぎ情報が残っているかも確認しておくと、内製・外注どちらを選ぶ場合でも準備が進みます。

内製に向く会社・向かない会社

内製が向くのは、同じような開発や運用の依頼が繰り返し発生していて、社内に業務理解のある人がいる会社です。業務知識を持つ人がシステム側の判断もできるようになれば、要望のすり合わせにかかる時間が減ります。

一方で、依頼内容がそのときどきで大きく異なる、担当予定の人に継続して時間を確保できない、採用してもすぐに他業務へ回ってしまう、といった会社では、内製化しても形だけになりやすく、外部に任せる体制のほうが安定します。

外部に任せる・人を採用する、それぞれの向き不向き

外部に任せ続ける選択は、社内で専任の時間を確保しにくい会社や、依頼内容が多岐にわたる会社に向いています。任せる範囲や頻度に応じて、都度の依頼から継続的な契約まで形はいくつかありますが、その違いは別のページで扱っています。

専任の人を採用する、または育てるという選択は、業務量が安定して見込める場合に成立しやすい一方、採用がうまくいかない、辞めてしまった後の代わりが見つからないといった課題も出やすく、内製を一人の担当者に集中させすぎない工夫が必要です。

決める前に試す進め方

いきなり全面的に内製へ切り替える、あるいは逆に全てを外部に委ねるという極端な決め方は、どちらもやり直しのコストが大きくなります。まずは業務を棚卸しし、定型的で頻度の高い部分だけ試験的に社内対応に切り替え、専門性が高い部分は外部に残すという段階的な進め方が現実的です。

一定期間試した上で、社内の負担と外部費用のバランスを見比べながら、範囲を広げるか戻すかを判断すると、後から調整しやすい体制になります。

確かめること

• 今外注している業務を「頻度が高く型が決まっている作業」と「専門性が高く発生頻度が低い作業」に分けられているか
• 社内に業務知識とシステム判断の両方ができる人材がいるか、または育てられる見込みがあるか
• 担当予定者に継続して業務時間を確保できるか、他業務に優先度を取られないか
• 採用・育成がうまくいかなかった場合の代替手段(外部併用など)を想定しているか
• 今の外注・契約内容や過去の依頼履歴が、引き継げる形で資料に残っているか
• 内製に切り替える業務の範囲を、最初から絞って試せる計画になっているか
• 一人の担当者に内製業務を集中させすぎず、属人化を避ける体制になっているか
• 一定期間後に内製・外注の比率を見直すタイミングを決めているか

よくあるご質問

内製と外注、どちらから手をつけるべきですか。

どちらかに決める前に、今外注している業務の内容を棚卸しすることが先です。頻度が高く型が決まっている作業と、専門性が高くたまにしか発生しない作業を分けて見ると、内製に向く範囲と外部に残した方がよい範囲が見えてきます。

内製化のために採用した人がすぐ辞めてしまったら、どうすればよいですか。

一人に内製業務を集中させていると、退職時に体制が崩れやすくなります。内製を進める場合でも、外部に一部を任せ続けるなど、どちらかに全面依存しない構成にしておくと、担当者の変化があっても業務を止めずに済みます。

内製と外注を一部ずつ併用することは可能ですか。

可能です。むしろ、頻度の高い定型作業を社内で対応し、専門性の高い部分や発生頻度の低い依頼を外部に残すという併用型は、多くの中小企業で現実的な形です。業務の性質ごとに任せ先を分けて考えると判断しやすくなります。

内製化を試してうまくいかなかった場合、外注に戻すことはできますか。

できます。最初から全面的に切り替えるのではなく、範囲を絞って試験的に内製化し、負担や品質を見ながら調整する進め方であれば、うまくいかない部分だけを外部に戻すという判断も取りやすくなります。

ほかの探し方

すべて見る