NPO・一般社団法人の引き継ぎ・属人化対策で押さえること
会費・会員管理は担当者の頭の中にある
会員名簿の更新や会費の請求・入金確認は、長く担当してきた一人のやり方に沿って進んでいることが多く、口座振替の手続きや未納者への連絡のタイミングなどが本人以外に分かりにくい場合があります。担当者が退任すると、会費の催促を忘れたり二重請求になったりする原因になります。
総会・理事会の準備は毎年同じようで担当者が違う
総会に向けた資料作成や議案の整理、行政への提出物の確認は毎年同じ時期に発生しますが、理事や事務局の担当者は数年ごとに交代します。前任者がどの順番で何を準備していたかが共有されていないと、総会直前になって同じ確認作業をやり直すことになります。
助成金・補助金のノウハウは個人の人脈に依存しやすい
助成金や補助金の申請は、どの団体にいつ何を出すか、過去にどう採択されたかという経緯を知っている担当者に依存しがちです。その人が抜けると申請先との関係や過去の提出書類の所在が分からなくなり、応募そのものを見送ってしまうことがあります。
理事の任期交代のたびに引き継ぎが発生する
一般社団法人やNPOでは理事や役員が任期ごとに交代する団体が多く、交代のたびに業務の引き継ぎが生じます。ボランティアや非常勤の役員が多いため、口頭での引き継ぎだけでは前任者しか知らない連絡先ややり方が失われやすくなります。
引き継ぎ・属人化対策のシステムに要る機能
- 役職・担当ごとに業務の進め方と提出先をテンプレートで記録する機能
- 助成金・補助金の申請先、過去の採択実績、担当窓口の連絡先を残せる機能
- 総会・理事会の年間準備スケジュールと提出書類の一覧を記録する機能
- 会費徴収や名簿更新の操作手順を手順化して残す機能
- 退任予定の理事・スタッフへの聞き取り内容を記録として残す機能
- 定款・規約・内部規程など参照すべき資料の保管場所をひもづける機能
- 後任者が過去の経緯や関係者との背景を確認できる機能
- 役員交代のタイミングで引き継ぎ状況を一覧で確認できる機能
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
会費や寄付のオンライン決済、口座振替の管理は、決済代行サービスや会費管理のクラウドサービスに任せたほうが安全です。引き継ぎ用のシステムでこうした決済そのものを二重に管理する必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
役職ごとの業務の進め方、提出先、過去の経緯、助成金申請のノウハウといった「その人の頭の中にある情報」は、職務・引継ぎ管理のシステムに記録しておくと、役員交代やスタッフの退職があっても後任が同じ場所を見れば分かるようになります。
紙・Excelのままでよい部分
定款・規約の原本や捺印済みの総会議事録、会員数が少ない団体の名簿などは、そのまま紙やExcelで保管しても大きな支障はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している引き継ぎ・属人化対策向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
引き継ぎ・属人化対策に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、引き継ぎ・属人化対策に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| AFFiNE | 計画、整理、創造を統合した次世代のナレッジベースです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Outline | 成長するチーム向けの高速で美しいナレッジベースです。 | Business Source License | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Raneto | Markdown形式でドキュメントを管理できるセルフホスト型のナレッジベースです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| NoteDiscovery | セルフホスト型のナレッジベース構築ツールです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| laudspeaker | 顧客エンゲージメントと製品オンボーディングのためのオープンソースプラットフォームです。 | AGPL-3.0（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルなし | — |
導入の進め方
- 今、その人しかできない業務を役職別に棚卸しする（会費管理・総会準備・助成金申請・対外対応など）
- 退任が決まっている理事やスタッフに、総会の前後など比較的落ち着いた時期にヒアリングを行う
- 聞き取った内容を職務・引継ぎ管理のシステムに、役職や業務ごとに記録する
- 役員交代の総会で、後任者が記録を一度確認する場を設ける
- 次の総会準備の時期に合わせて、記録に不足がないか見直す
NPO・一般社団法人の引き継ぎ・属人化対策、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
ボランティアで来ている理事にも使ってもらえますか？
操作はブラウザで文章を読んだり入力したりする程度なので、普段パソコンを使う方であれば負担は大きくありません。任期の終わりに一度記録を見てもらうだけでも引き継ぎの助けになります。
定款や規約そのものもシステムに入れるべきですか？
原本は紙のままで構いません。システムには「どこに保管されているか」「最新版はいつのものか」を記録しておけば、後任者が原本を探す手間が省けます。
予算の少ない団体でも導入できますか？
月額の利用料がかかるサービスだと負担になりがちですが、買い切りのシステムであれば一度の費用で済み、少ない予算で運営している団体にも導入しやすくなっています。
NPO・一般社団法人の他の業務
他の業種で引き継ぎ・属人化対策を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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