● 請求書発行代行をお探しの方へ

請求書発行代行を探す前に。
請求書発行はAIで自動化して社内に残せます。

請求書発行の担当者が退職や休職で不在になったとき、代わりに任せられる先がないことに初めて気づく会社は少なくありません。外注に出すか、社内で自動化して誰でも回せる形にするかを迷いながら、とりあえず今の担当者のやり方に頼り続けているケースも多く見られます。

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依頼できる範囲と仕事の受け渡し方

請求書発行代行に依頼する場合は、毎月の請求書作成と郵送をまとめて一括で委託する形が基本になります。依頼の単位は「当月分をまとめて」とすることが多く、取引先名や金額、支払期日などの受注データを渡し、代行会社が作成した請求書を確認してから発送してもらう流れです。渡すデータはExcelや自社システムからの出力で済む場合もありますが、フォーマットが合わず手作業で整える会社もあります。郵送だけでなくメール送付や請求書の保管まで任せられることもあるため、どこまでを委託するかを依頼前にはっきりさせておくと行き違いが減ります。

依頼先選びで外せない確認点

請求書には取引先の名称や金額など、外部に出せば取り返しのつかない個人情報・取引情報が含まれます。依頼先がデータをどこで保管し、誰がアクセスできるのか、委託終了後にデータをどう消去するのかを確認してください。また請求内容の誤りは取引先からの信用に直結するため、作成後のチェック体制や、金額の間違いが見つかったときの修正・再発送の対応速度も見ておく必要があります。月末や請求日直前は依頼が集中しやすく、納期が遅れると取引先への発送も遅れます。繁忙期の対応力と、急な件数の増減にどこまで応じてくれるかも合わせて確認しておくと安心です。

社内で自動化する場合の仕組みの中身

社内に仕組みとして残す場合は、受注データから請求書PDFを自動で生成し、取引先へのメール送付までを一連の流れにします。請求書を人が一件ずつ作る作業がなくなり、金額や品目の入力ミスも減ります。合わせて入金の消込を自動化し、どの請求書に対する入金がまだ届いていないかを日々抽出できるようにすることで、未入金の見落としを防げます。督促が必要な取引先には、状況に応じた督促文面の下書きを自動で用意できるようにしておくと、担当者は内容を確認して送るだけで済みます。請求書発行から入金確認までを一つの仕組みでつなげておくことが、この形の中心になります。

外注と仕組み化、どちらが合うかの見極め

毎月の発行件数が少ない会社では、会計ソフトに備わっている請求書発行の機能で十分に対応できます。無理に外注や自動化の仕組みを整えなくても、手間が大きな負担にならないためです。一方で発行件数が増えてくると、作成や郵送、入金確認にかかる時間が無視できなくなり、どこかに委託するか社内で自動化するかの判断が必要になります。取引先ごとに請求内容や支払条件が異なり、人による確認や調整が多い場合は外注よりも社内で仕組みを作り、担当者が判断すべき部分だけ手元に残すほうが扱いやすいこともあります。発行件数の推移と、判断の要る業務がどれだけ混ざっているかを見て選ぶことになります。

切り替えるときの進め方

外注から社内の仕組みに切り替える場合も、社内の仕組みから外注に戻す場合も、まずは一部の取引先や請求パターンから始めて様子を見ることをお勧めします。すべての請求書を一度に切り替えると、請求漏れや金額の誤りが起きたときに影響が大きくなるためです。切り替え期間中は、それまでのやり方と並行して運用し、請求書の内容や入金の消込結果に差が出ていないかを確認してから対象を広げていきます。担当者が変わる場合は、取引先ごとの請求条件や特別な対応をまとめて引き継いでおくことも欠かせません。