● 督促代行をお探しの方へ

督促代行を探す前に。
入金管理・督促はAIで自動化して社内に残せます。

入金管理と督促を外に出そうと考える会社では、入金の確認作業に時間がかかり、督促のタイミングが遅れて取引先との関係がぎくしゃくし始めていることが多くあります。担当者の退職や異動で、どの請求書がいつ督促されたのかが分からなくなり、同じ取引先に二重に連絡してしまうこともあります。外注に出す範囲と、社内に仕組みとして残せる範囲を分けて考えることが、判断の出発点になります。

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依頼できる範囲と、こちらが用意するもの

督促代行に依頼する場合、任せられるのは主に未入金の確認と、取引先への督促連絡です。依頼の単位は顧客ごと、または請求書ごとに設定できることが多く、どの段階から依頼するか(入金確認のみか、連絡まで含むか)を最初に決めます。受け渡しは、請求書情報や入金予定データをこちらから渡し、督促の結果や対応履歴を定期的に報告してもらう形が基本です。準備するものとしては、請求書番号や取引先情報、支払期日、入金予定額などを一覧にしたデータが必要になります。これらが整理されていないと、依頼先での確認作業に時間がかかり、督促のタイミングが遅れる原因になります。

個人情報の扱いと督促の質を事前に確認する

依頼先を選ぶときは、取引先の支払い情報という個人情報・取引情報を外部に渡すことになるため、情報の管理方法を確認します。督促の文面や連絡の仕方が、取引先との関係を損なわないかも重要な点です。強い言い回しで連絡されると、今後の取引に影響することがあります。また、督促の結果がどのくらいの早さで自社に報告されるか、つまり納期の感覚も確認が必要です。報告が遅れると、法的な手続きに進む判断自体が遅れてしまいます。依頼先が、どの段階で「これは弁護士に相談すべき案件」と線引きしているかも、事前に聞いておくと安心です。

入金消込と督促の下書きを自動化する仕組みの姿

社内に仕組みとして残す場合、まず銀行の入金データと請求書を自動で照合し、入金済みかどうかを消込します。次に、支払期日を過ぎても消込が終わっていない請求書を自動で抽出し、督促状の下書きを作成します。下書きはそのまま送信されるのではなく、担当者が内容を確認し、承認したうえで送信する形にします。送った督促の内容や、取引先からの返答、再度の督促が必要かどうかといった対応履歴は、一件ごとに記録が残るため、担当者が変わっても経緯を追いやすくなります。弁護士への相談が必要な段階に進んだ案件も、この履歴をそのまま渡せば状況を説明しやすくなります。

件数と判断の要る度合いで選び方が変わる

外注と社内仕組み化のどちらが合うかは、未入金の件数と、督促の判断がどれだけ必要かで変わります。件数が少なく、取引先ごとの事情を見ながら連絡の言葉を選ぶ必要が多い場合は、外注で柔軟に対応してもらうほうが向いています。一方、件数が多く、期日超過の抽出と下書きの作成を毎月繰り返している場合は、仕組み化して自動化したほうが、担当者の作業時間を減らせます。決算期や請求が集中する時期だけ件数が増える会社では、普段は社内の仕組みで回し、繁忙期だけ外注に一部を頼むといった組み合わせも考えられます。

切り替えは段階を踏んで進める

外注から社内の仕組みに切り替える場合は、まず今依頼している範囲のうち、入金消込のような判断の要らない部分から自動化し、取引先ごとの事情を踏まえた連絡だけを引き続き依頼する形から始めると、移行の影響が小さくなります。反対に、社内で手が回らなくなってきた場合は、繁忙期や件数が多い時期だけ外注に出し、通常期は仕組みで回すという段階的な切り替えも可能です。どちらの方向でも、取引先ごとの対応履歴とデータを引き継げるようにしておくことが、切り替え時に抜け漏れを出さないための前提になります。