● 名刺入力代行をお探しの方へ

名刺入力代行を探す前に。
名刺入力はAIで自動化して社内に残せます。

展示会が終わると、机の上に名刺の束が積まれたまま数日経ってしまう、という会社は少なくありません。名刺入力代行に出せば束のまま業者に渡すだけで済みますが、依頼のたびに郵送や受け渡しの手間がかかり、登録までに数日かかることもあります。一方で、入力そのものを社内の仕組みに変えれば、撮影した瞬間からデータ化が始まり、承認するだけでCRMに反映されます。

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外注に出すと任せてもらえる範囲

名刺入力代行は、展示会や商談で集めた名刺の束をまとめて業者に送り、1枚ずつ会社名・氏名・部署・連絡先などをデータ化してもらう形が基本です。依頼の単位は「名刺○枚」「○営業日で納品」のように束ごとに区切られることが多く、名刺はスキャンして画像データで送るか、現物を郵送する方法があります。納品形式はExcelやCSVが一般的で、そのままCRMやメールソフトに取り込みます。依頼前には、入力してほしい項目(役職や部署まで含めるか等)を決めておくと、やり直しが減ります。

依頼先選びで確認したいこと

依頼先を選ぶ際は、名刺に書かれた個人情報をどう扱うかを必ず確認します。入力作業をどこで行うか(社内施設か、海外含む外部委託か)、データを消去するタイミング、守秘義務の契約があるかは質問して良い点です。品質面では、誤字や旧字体・略称の扱いをどう確認しているか、入力後のチェック体制があるかを聞きます。納期は束の量によって変わるため、繁忙期にまとめて送る場合は余裕を持った依頼が必要です。

社内で仕組みにした場合の流れ

社内に仕組みを作る場合は、名刺をスマホで撮影するだけで作業が始まる形にします。撮った画像をAIが読み取り、会社名・氏名・部署・連絡先を下書きとして作成し、人が内容を確認して承認したものだけがCRM(EspoCRMなど)に自動で登録されます。旧字体や手書きで読み取りにくい名刺は、通常の流れから外れて確認用の一覧(例外キュー)に溜まり、担当者が後からまとめて見れば十分です。入力作業そのものがなくなるため、展示会の直後でも溜め込まずにその場で登録を進められます。

外注と社内、どちらが向くかの分かれ目

外注と社内のどちらが合うかは、名刺が増えるペースと確認の必要度で分かれます。月に数十枚程度であれば、スマホの名刺アプリで個人が処理できる範囲で、わざわざ仕組みを作るほどではありません。一方、展示会のたびに数百枚単位で集まる、複数人が同時に名刺を取り込む、入力後すぐに営業が動き出す必要があるといった場合は、外注でのやり取りの往復(送付・納品・取り込み)がボトルネックになりやすく、社内で即時に処理できる仕組みのほうが合います。

仕組みに切り替える進め方

社内に仕組みを切り替える場合は、まず今使っているCRMやメールソフトへの登録ルートを変えずに、入力の手前の部分だけを置き換えるのが進めやすい形です。直近の名刺入力代行の依頼を1回分だけ、新しい仕組みと並行して試し、承認までの手間や例外キューに回る枚数を確認してから、外注を止めるかどうかを判断します。仕組みを入れた後も、最初の数回は承認作業を担当者がこまめに見て、下書きの精度に慣れておくと移行がスムーズです。