● データ入力代行をお探しの方へ

データ入力代行を探す前に。
データ入力はAIで自動化して社内に残せます。

紙の帳票やFAXの転記を外に出している会社では、依頼する量が増えるほど件数ごとの費用がかさみ、担当者も原稿を揃えて送る手間に追われています。一方で、AI-OCRを使えば社内で読み取りから登録までを自動化できると聞き、今の代行をそのまま続けるべきか、仕組みを作るべきか判断に迷う場面が増えています。

構築費は月額に込み成果物は御社の資産件数が増えても費用ほぼ一定

いまの回し方を聞かせてください AI-IT顧問契約とは

Kurage
エクスブリッジのAI。この下の実物は、ぜんぶ私たちが毎日動かしています。

依頼できる範囲と、渡し方・受け取り方

データ入力代行は、紙の帳票やFAX、PDFなどの原稿を渡して、指定した項目をシステムやExcelに転記してもらう形で依頼します。依頼の単位は「1件」「1枚」「1項目」など原稿の種類によって分け方が変わり、まとめて渡すか、発生するたびに少量ずつ渡すかも選べます。受け渡しは郵送や宅配便、スキャンしたPDFのアップロードなど原稿の形式に合わせて決め、入力後のデータはCSVや指定フォーマットのファイルで戻ってきます。依頼前に、入力する項目、表記のルール(全角半角や日付の形式など)、判読できない文字が出たときの確認方法を取り決めておくと、戻ってきたデータをそのまま使いやすくなります。

個人情報の扱いと仕上がりの質を確かめる視点

この業務では、帳票に氏名や住所、取引先の情報など外部に出しにくい内容が含まれることが多く、依頼先がどこで作業し、データをどう保管・廃棄するかを確認する必要があります。作業場所が社内か再委託先か、データの持ち出しを制限しているか、契約終了後に原稿やデータを返却・消去する手順があるかは、依頼前に書面で確認しておきたい点です。

品質については、入力後の数値や項目の突合せをどこまでしてくれるか、誤りが見つかったときの修正の流れ、納期が原稿の量や締め日によってどう変わるかを事前にすり合わせておくと、繁忙期に差し戻しが増えるような事態を避けられます。

読み取りから登録までを社内で回す仕組みの作り方

社内に仕組みを作る場合は、紙の帳票をスキャンしてAI-OCRに読み取らせ、読み取った内容を確認画面に表示してから基幹システムへ登録する流れを一本化します。AI-OCRがすべてを正しく読み取るわけではないため、読み取り精度が低い帳票や項目だけを担当者が画面上で見比べて直す例外処理の手順を組み込み、確認を終えたものから自動で登録される形にします。外部に出せない個人情報を含む帳票も、スキャンから登録までを社内のシステムの中で処理するため、データを社外に送らずに済みます。この仕組みは一度作れば繰り返し同じ帳票に使えるため、同じ種類の入力が継続して発生する業務に向いています。

外注と社内仕組みのどちらが合うかの見分け方

年に数回しか発生しない大量入力や、決算期だけ件数が跳ね上がるような業務は、そのつど代行に出すほうが仕組みを作る手間に見合います。手書きの癖が強く、同じ書き方の帳票が少ない原稿も、AI-OCRでの読み取りに向かないため代行に出したままでよい場合です。

反対に、同じ形式の帳票が毎月・毎週のように継続して発生し、入力する項目や判断の仕方がほぼ決まっている業務は、仕組みを作って社内で回したほうが、都度の依頼や受け渡しの手間がなくなります。発生頻度と、帳票の形式がどれだけ揃っているかの二つを軸に考えると、どちらが合うか見えてきます。

切り替えを進める順番

代行から社内の仕組みに切り替える場合は、まず現在依頼している帳票の中から、形式が揃っていて発生頻度の高いものを選び出し、そこから仕組み化を始めます。すべての帳票を一度に切り替えるのではなく、形式がばらつく帳票や発生が少ない帳票は代行に出したまま残し、仕組みに向くものだけを段階的に移していくほうが、移行中の入力漏れや遅れを防げます。仕組みを稼働させた後も、しばらくは代行先との契約を残しておき、読み取り精度や例外処理の運用が安定したことを確かめてから、依頼先を順に絞っていく進め方が無理がありません。