● 受注代行をお探しの方へ

受注代行を探す前に。
受注処理はAIで自動化して社内に残せます。

FAXやメールで届く注文書を、担当者が手で受注システムに入力する作業に追われている会社は少なくありません。件数が増えるたびに人を増やすのか、外に出すのか、あるいは入力そのものを機械に任せる仕組みに変えるのか、判断のタイミングが来ています。

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Kurage
エクスブリッジのAI。この下の実物は、ぜんぶ私たちが毎日動かしています。

外注先に委ねられる範囲と、そのために渡すもの

受注処理の外注は、FAXやメールで届いた注文書を人が読み、受注システムへ入力するところまでを代行してもらう形が基本です。依頼の単位は注文1件ごとか、まとめて日次バッチで渡すかを決めます。受け渡しはFAXの転送、メール転送、クラウドの共有フォルダなどが使われます。渡す側が準備するものとして、品番や得意先コードのマスタ、入力ルールを示した手順書、読み取れない注文や単価が合わない場合の問い合わせ先が必要です。これらが整っていないと、入力ミスや確認の往復が増えます。

依頼先を決める前に確認しておきたい点

受注処理は得意先名、品番、価格、取引条件といった情報を扱うため、委託先での情報の取り扱い方法を確認します。誰が入力し、誰がチェックするのか、ダブルチェックの体制があるかも品質に直結します。受付からシステム入力完了までにどれくらい時間がかかるか、繁忙期や欠品・特価対応など通常と異なる注文が来たときの連絡ルートが決まっているかも、実際の運用では重要になります。

社内で動かす仕組みの具体的な中身

社内に仕組みとして残す場合は、FAXやPDFで届く注文書をAI-OCRで読み取り、品番と数量を受注システムのマスタと突合し、在庫の引き当てまで自動で行う流れを作ります。読み取り結果がマスタと一致しない、在庫が不足している、文字がかすれて読み取れないといった例外だけをキューに残し、担当者がその場面だけ確認して確定します。すべてを自動に任せるのではなく、判断が必要な部分だけ人が見る形にすることで、入力作業そのものを減らせます。

外注と社内、どちらが合うかを分ける基準

注文書の形式がある程度決まっていて件数も多い場合は、仕組み化によって日々の入力作業を減らせます。一方、注文書の形式が得意先ごとに毎回ばらばらで、件数自体も少ない場合は、自動化の効果が出にくく、外注のまま運用した方が無理がありません。また、特価対応や納期調整の判断を含む注文が多い業態では、入力だけを機械化しても人の確認が残るため、どこまでを仕組みに任せるかを見極める必要があります。繁忙期だけ注文が集中する会社も、通年で仕組みを作るべきか検討が必要です。

切り替えるときの進め方

いきなり全体を切り替えるのではなく、まず届いている注文書を得意先ごと・形式ごとに分類します。件数が多く形式が固定されているものから仕組み化を進め、形式がばらばらで件数の少ないものは外注や人手のまま残す、という段階的な移行がしやすい方法です。仕組み化した部分で発生する例外の量を見ながら、対象を広げるかどうかを判断していきます。