● 記帳代行をお探しの方へ

記帳代行を探す前に。
記帳はAIで自動化して社内に残せます。

記帳代行を検討する会社では、通帳や領収書の整理に毎月時間を取られ、本業や決算準備が後回しになっているケースが目立ちます。一方で、代行に出した仕訳が実態と合っているか確認する手間が残り、「外に出したのに安心できない」という声も聞かれます。

構築費は月額に込み成果物は御社の資産件数が増えても費用ほぼ一定

Kurage
エクスブリッジのAI。この下の実物は、ぜんぶ私たちが毎日動かしています。

依頼できる範囲と受け渡しの流れ

記帳代行に依頼する場合、通帳のコピーや領収書・レシート、クレジットカードの利用明細などを月ごとにまとめて送り、代行先が仕訳を起こして月次の仕訳データや帳簿を返してくる、という単位で進みます。

受け渡しの方法は郵送・データアップロード・クラウド会計への直接入力など複数あり、依頼前にどの方法を使うか、どの頻度で受け渡すかを決めておく必要があります。準備するものは、通帳原本またはコピー、領収書・レシート一式、カード明細、内容が分かりにくい取引についての簡単なメモです。

依頼先を選ぶときに見るところ

記帳代行では、通帳や領収書という個人情報・取引情報を含む資料を社外に預けることになるため、資料の保管方法や受け渡し後の廃棄・返却のルールを確認しておくことが欠かせません。

また、仕訳の品質は依頼先の経験や業種理解によって差が出やすく、過去の仕訳例や、不明な取引が出たときにどう確認を取るかを事前に聞いておくと安心です。納期についても、月次でいつまでに資料を渡せばいつ仕訳が戻るか、繁忙期に遅れが出ないかを具体的に確認しておきましょう。

社内に残す場合に作る仕組み

社内に記帳を残す場合は、銀行明細やレシートの画像をそのままAIに読み取らせ、仕訳の下書きを自動で作る仕組みを用意し、人は内容を確認するだけにします。具体的には、銀行口座やカードの明細を自動で取り込みAIが仕訳案を作る部分、取引内容や金額という事実と矛盾する仕訳を作らないように人が承認する流れ、そして最終的なデータを顧問税理士にそのまま渡せる形に整える部分の三つで構成します。

この形にしておくと、記帳作業そのものは減らしつつ、仕訳の根拠や承認の記録が社内に残るため、税理士への説明や決算時の確認もしやすくなります。

外注と内製、どちらが合うかの見分け方

取引件数が少なく、個人と会社の支出が混在するなど判断の要る仕訳がほとんどない場合は、外注に出して受け渡しの手間だけを整えるほうが負担は小さくなります。

一方、取引件数が多く、月によって繁忙期と閑散期の差が大きい、または仕訳の内容を社内でリアルタイムに把握したい場合は、AIによる下書きと承認の仕組みを社内に置いたほうが、確認のタイミングを自社の都合で決められます。決算・申告まで税理士に任せている場合は、記帳だけを内製しても手間が税理士とのやり取りに移るだけのことがあるため、税理士へのデータ引き渡しそのものを自動化する方向を先に検討する価値があります。

切り替えを進める順番

今外注している場合は、まず現在の受け渡し単位(何を・いつ・どの方法で)を書き出し、それと同じ単位で社内の仕組みに置き換えられるかを確認します。銀行明細とカード明細の自動取り込みを先に整え、AIの仕訳下書きと人の承認フローを並行して動かしながら、代行への依頼を段階的に減らしていくと、途中で仕訳の抜けや重複が起きにくくなります。顧問税理士がいる場合は、切り替えの前にデータの受け渡し形式を税理士と合わせておくと、移行後の確認がスムーズです。