● 日程調整代行をお探しの方へ

日程調整代行を探す前に。
日程調整はAIで自動化して社内に残せます。

会議の日程調整をメールやチャットで何度も往復させているうち、担当者の手間が増え、誰かに任せたいという話が出てきます。外注の秘書サービスに頼むか、自社のカレンダー基盤に候補提示からリマインドまでの仕組みを作るか、どちらにするかで迷う会社も少なくありません。

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依頼の単位と、渡す情報・受け渡し方

秘書サービスに日程調整を依頼する場合、単位は「この会議の候補日を出してほしい」「確定まで任せたい」というやり取り1件ごとになるのが一般的です。依頼する際には、調整したい相手の人数や優先順位、候補にしてよい期間、会議の目的や所要時間を伝える必要があります。やり取りはメールやチャットで行われ、代行側が相手に候補を提示し、返信を集めて確定日を決め、関係者に連絡するところまでを担います。自社のカレンダーを直接見せるか、空き時間だけをその都度伝えるかは依頼先によって異なるため、どちらの運用になるか事前に確認しておくと、後のやり取りがスムーズになります。

依頼先を選ぶときに見るところ

日程調整は、相手の予定やカレンダーの内容に触れる仕事なので、依頼先が個人情報や社外の予定をどう扱うかを確認しておく必要があります。誰が実際に対応するのか、担当者が固定されるのか毎回変わるのかによって、相手先への印象や言葉遣いの一貫性が変わってきます。また、候補日の提示から確定までにどれくらいの時間がかかるか、返信が重なって調整が長引いた場合にどう対応してもらえるかも、依頼前に聞いておきたい点です。社外の相手が関わる調整では、代行者の対応がそのまま自社の印象になるため、丁寧さや言葉選びも確認材料になります。

社内で自動化する場合の具体的な形

社内に仕組みとして残す場合は、自社のカレンダー基盤の上に、空いている時間枠から候補日を自動で拾い出し、相手に提示するところから始めます。相手が候補を選ぶと、その場で予定が確定し、関係者への招待とリマインドの送信までを自動で行う、という流れです。カレンダーの情報を外部のサービスに預けずに、自社の基盤内だけで候補提示から確定までを完結させる構成を取ることもできます。人が間に入らないため、確定までの時間が短くなりやすく、担当者ごとのやり取りの差も出にくくなります。

外注と社内、どちらが合うかの見分け方

調整する件数が少なく、関係者も限られているうちは、その都度人に頼む形でも負担は大きくありません。件数が増え、繰り返しのやり取りになってきた段階で、仕組み化による効果が見えやすくなります。一方、役員の日程調整のように、相手との関係づくりや言い回しの調整、優先順位の判断など、人の判断や交渉が必要な調整は、人の秘書に任せたほうが適しています。候補提示から確定までが機械的に進められる調整かどうか、関係者の立場や社外との関係性を踏まえて判断する必要がある調整かどうかが、分かれ目になります。

切り替えを進める際の進め方

外注と社内の仕組みを比べる場合は、まず普段発生している日程調整を、人の判断が要るものと、空き時間を機械的に照合すれば済むものに分けてみるとよいでしょう。後者が多いようであれば、自社のカレンダー基盤で候補提示からリマインドまでを自動化する仕組みを試し、前者が残る調整だけを引き続き外注や社内の担当者に任せる、という組み合わせも可能です。両方をいきなり切り替えるのではなく、一部の調整から試して、確定までの時間や関係者の反応を見ながら範囲を広げていく進め方が負担が少なくて済みます。