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勤怠管理代行を探す前に。
勤怠集計はAIで自動化して社内に残せます。

月末になるとタイムカードや打刻データを集めて集計表を作る作業に時間を取られ、外に出せないかと考え始める会社は少なくありません。一方で、担当者の退職や異動のたびに「集計のやり方が分かる人がいない」という不安も抱えています。どちらが自社に合うかは、件数や判断の要る度合いによって変わります。

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代行に頼むとどこまで任せられるか

勤怠集計の代行は、タイムカードや打刻データの集計作業そのものをアウトソーシングする形が基本です。依頼の単位は月次が一般的で、締め日ごとに元データを渡し、集計済みの一覧を受け取る流れになります。受け渡しはエクセルやCSVでのやり取りが多く、紙のタイムカードの場合は画像や現物の郵送が必要になることもあります。

準備するものとしては、従業員ごとの勤務ルール（締め日、所定労働時間、休憩の扱いなど）を事前に伝えておく必要があります。これが曖昧だと、集計のたびに問い合わせが発生し、かえって手間が増えることがあります。

依頼先を選ぶときに見ておきたい点

勤怠データには従業員の氏名や出退勤の記録が含まれるため、個人情報の扱い方を確認しておく必要があります。データの受け渡し方法が安全か、保管期間や廃棄の取り決めがあるかは事前に聞いておくと安心です。

また、残業の端数処理や休憩控除のルールが自社の就業規則と合っているかどうかも重要です。ここがずれると、集計結果をそのまま使えず、結局社内で確認し直す作業が発生します。納期についても、給与計算の締め日に間に合うタイミングで集計が戻ってくるかを確認しておくと、月次の流れが安定します。

社内に仕組みとして残す場合の形

社内に残す場合は、顔照合つきの打刻ができる勤怠システムを自社に置く形になります。たとえばKurage Kintaiのような仕組みでは、打刻のたびに顔照合を行うため、他人による代理打刻のような成りすましを防ぐことができます。

集計の面では、打刻データを丸めずにそのまま台帳として残し、そこから自動で集計を行います。手作業での転記や電卓での計算が不要になり、月次の締め日が来ると集計表が自動で出力される形になります。担当者が変わっても、仕組みが同じ手順で集計を続けてくれるため、属人化を防ぎやすくなります。

外注と社内のどちらが合うかの分かれ目

従業員数が少なく、勤務パターンもシンプルで、毎月決まった手順で集計が終わる場合は、代行に出しても大きな問題は起きにくいといえます。一方で、シフトが頻繁に変わる、残業や休日出勤の判断が月によって異なる、繁忙期と閑散期で勤務形態が変わるといった場合は、都度のやり取りが発生しやすく、代行よりも社内でその場で確認できる仕組みのほうが合っていることが多いです。

また、給与計算そのものを社労士に丸ごと委託している場合は、社労士が指定する勤怠システムに合わせておくほうが、二重に仕組みを持たずに済み、話がまとまりやすくなります。