● マニュアル作成代行をお探しの方へ

マニュアル作成代行を探す前に。
FAQ・マニュアル作成はAIで自動化して社内に残せます。

マニュアル作成代行を検討する会社では、操作手順の変更やFAQの更新が重なるたびに、その都度外部へ依頼を出すかどうかで迷う場面が増えています。依頼のたびに素材を整理して渡し、ドラフトを確認して戻すやり取りに時間がかかり始めると、外注のままでよいのか、社内で下書きを作れる仕組みを持つべきなのか、判断が必要になります。

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依頼できる範囲と準備するもの

代行に依頼する場合、頼めるのはマニュアルやFAQの「文章と構成を整える」部分です。社内にある操作手順のメモ、画面の録画、問い合わせ履歴などの素材を渡し、それをもとにドキュメント制作会社が読みやすい形に書き直します。依頼の単位は、新規作成一式、既存マニュアルの改訂一式、FAQページ一式のようにまとまった範囲で区切られることが多く、途中の細かい修正を都度頼む形にはなりにくいです。

受け渡しは、ドラフトが届き、社内で内容を確認して戻すやり取りを数回挟むのが一般的です。準備するものは、対象の操作を実際に行った記録や、担当者が口頭で説明した内容のメモで、これが具体的であるほど仕上がりの精度が上がります。

依頼先選びで確認したいこと

このページの固有の注意点は、社内の操作手順や問い合わせ内容という、外部に見せたくない情報を渡す必要がある点です。顧客対応の実例や社内システムの画面が資料に含まれることが多いため、情報の扱い方について契約で取り決めておく必要があります。

また、できあがった文章が実際の操作と食い違っていないかを検証するのは依頼主の側の作業になるため、検証にどれくらい時間をかけられるかも見ておく必要があります。改訂が発生したときに、どこまでの範囲なら追加の費用なしで直してもらえるかも、依頼前に確認しておきたい点です。

社内で下書きを生み出す仕組み

社内に仕組みとして残す場合は、人がゼロから文章を書く代わりに、既にある素材から下書きを自動で起こす形にします。問い合わせ対応のログを集めて、よくある質問とその回答の型をFAQとして自動で起草する仕組みと、担当者が実際に操作する様子を画面録画しておき、その録画から手順書の下書きを作る仕組みがその中心です。

できた下書きは担当者が読んで文言を整えるだけで公開できる状態まで仕組みが作ります。改版についても録画やログを更新するだけで下書きが作り直されるため、改版のたびに外部へ依頼を出す必要がなくなり、改版が社内で完結します。

外注と社内、分かれ目はどこか

社外に配布する製品マニュアルのように、図版の配置や組版の見栄えそのものが評価される資料は、テクニカルライターに依頼したほうが仕上がりの質が安定します。

一方、社内向けの操作マニュアルやFAQのように、更新の頻度が高く、担当者の入れ替わりに合わせて内容がこまめに変わっていくものは、都度外部へ依頼するより、社内で下書きを作れる仕組みを持っておくほうが変化に追いつきやすくなります。目安になるのは、改訂が発生する頻度と、改訂のたびに人が新しく文章を書き起こす必要があるかどうかです。