整体の顧客管理｜エクセルの顧客台帳でつまずく5つと、予約・回数券・施術の記録を1つにまとめる方法

名古屋でAIシステムの開発をしている小嶋です。

「整体 顧客管理」は、毎月かなりの数が検索されている言葉です。整体院や整骨院の顧客管理は、紙のカルテか、エクセルの顧客台帳から始まることが多いと思います。1人で回しているうちはそれで十分ですが、スタッフが増えたり、回数券やコースを出したりすると、台帳が追いつかなくなります。

何を管理すればいいか、エクセルでどこがつまずくか、仕組みをどう選ぶかをまとめました。

整体の顧客管理で、管理するもの

このうち、体の状態や病歴は、個人情報の中でも特に慎重な扱いが求められる情報（要配慮個人情報）に当たることがあります。だれが見られるか、どこに保存するかは、ほかの項目より気をつける必要があります。

エクセルの顧客台帳でつまずく5つ

1. 同時に書けない

受付のパソコンで台帳を開いている間、施術室では書き込めない。共有フォルダに置くと、上書きで消えたり、ファイルが2つに分かれたりします。

2. スマホで見られない

施術の前に、前回の記録をさっと見たい。エクセルのファイルは、スマホでは見づらく、書き込みはもっと大変です。

3. 回数券の残りがずれる

回数券を使ったら1つ減らす、を手で書き込むので、書き忘れると残りがずれます。お客様に「あと何回でしたっけ」と聞かれて答えられないと、信用にかかわります。

4. 予約と台帳が別になる

予約は紙の予約表やカレンダー、顧客の記録はエクセル。同じお客様の情報が2か所に分かれ、予約から前回の記録をたどれません。

5. バックアップがない

パソコンが壊れたら、全部なくなる。体の状態の記録が入ったファイルを、USBメモリで持ち歩くのも危ない。

仕組みの選び方は3つ

1. 整体・整骨院向けのクラウドサービス

予約・カルテ・回数券が最初からそろっていて、すぐ使えます。その代わり、月額がずっとかかり、お客様のデータはサービスの会社のサーバーに置かれます。やめるときにデータを持ち出せるかは、先に確かめておく必要があります。

2. 一般の顧客管理システム（CRM）

営業向けの顧客管理システムを、整体向けに項目を足して使う方法です。自由は利きますが、回数券や施術の記録の項目は自分で作ることになります。

3. 自分のサーバーに置く（オンプレミス）

予約や顧客管理の仕組みを、自院のレンタルサーバーなどに置いて持つ方法です。最初に手間がかかる代わりに、月額がかからず、お客様のデータを外の会社に預けずに済みます。

どれがいいかは、スタッフの人数と、データをどこに置きたいかで決まります。1人で回していて、すぐ使いたいなら1。お客様の体の記録を外に預けたくない、月額を払い続けたくないなら3です。

当社で出しているもの

当社は、3の「自分のサーバーに置く」形の業務システムを、買い切りで出しています。

• Kurage 予約・受付（kreserve）：サロン・クリニック向けの予約ページと管理画面。お客様はメニュー→日→時間→名前の4ステップで予約できます。55,000円（税込）を一度払えば、月額はかかりません
• EspoCRM 日本語導入キット：オープンソースの顧客管理システム「EspoCRM」を、レンタルサーバーで日本語で使うための手順書（5,500円）。項目を足せば、来院の履歴や回数券の残りも管理できます

回数券の残りや施術の記録の項目など、自院のやり方に合わせて直すところは、当社がカスタマイズします（1回110,000円・税込、動くデモを確かめてからのお支払い）。整骨院の顧客管理については、別のページにもまとめました。

• 整骨院 顧客管理システム｜カルテと回数券を一元管理

まとめ

整体の顧客管理で大事なのは、予約・来院の履歴・体の記録・回数券の残りを、1人のお客様の画面で見られるようにすることです。エクセルの台帳がつらくなってきたら、それが仕組みに移るタイミングです。月額を払い続けるか、自分で持つかは、データをどこに置きたいかで選んでください。