議員秘書の仕事を1つに｜後援会名簿・訪問計画・陳情の進み具合・行事の出欠を管理するシステムをオンプレミスで作った（Kurage 陳情・名簿）

名古屋でAIシステムの開発をしている小嶋です。

議員秘書の仕事は、名簿から始まります。後援会の名簿はエクセルにあり、訪問の記録は手帳にあり、住民の方からの相談は受けた秘書のノートにあり、行事の出欠は別の紙にある。どれも大事な記録なのに、置き場所がばらばらで、秘書が替わると「この方に前回だれが会って、何を頼まれたか」が分からなくなります。

名簿は個人情報のかたまりなので、外のクラウドサービスに預けるのをためらう事務所も多いはずです。

そこで、議員事務所の名簿・訪問・陳情・行事を1つにまとめ、事務所のサーバーに置いて使えるシステムを開発しました。Kurage 陳情・名簿 です。PHP 8 と SQLite だけで動き、フォルダごと置けば動きます。税込220,000円の買い切りで、月額はかかりません。秘書やスタッフが増えても追加の料金はありません。

仕事の流れは4つ

1. 名簿を CSV で取り込む。 エクセルの名簿をそのまま読みます。UTF-8 でも Shift_JIS でも、1行目の見出しから「氏名」「ふりがな」「住所」「電話」などの列を探します。
2. 訪問の計画を作る。 地区・支持度・「3か月訪問していない」などで絞って地図に出し、事務所から近い順に回る順番を作ります。訪問先では、スマートフォンから在宅・不在・話した内容・また伺う約束を記録します。
3. 陳情・相談を段階で追う。 受付、調査中、行政へ照会、回答待ち、回答済み、完了。段階ごとの板でカードを動かし、期限・担当・経過を残します。
4. 行事の案内と出欠。 名簿の条件で案内する人を選び、宛名を世帯ごとに1通で書き出し、出欠を1人ずつ付けます。

朝いちばんに開く「今日」の画面には、期限の近い陳情・相談、今日の訪問計画、また伺う約束の日が来ている方、これからの行事が並びます。

同じ人を2回入れない

後援会の名簿と、行事の受付で書いてもらった名簿を別々に取り込むと、同じ人が2回入ります。取り込む前に「まず確かめる」を押すと、重複とみなした相手の一覧が出ます。

• 氏名は空白を外し、全角と半角をそろえます。「山田　太郎」と「山田太郎」は同じです。
• 電話番号は数字だけにして比べます。
• 住所は「三丁目４番５号」と「3-4-5」をそろえます。

氏名が同じで、電話（自宅・携帯）か住所が同じ人を「同じ人」として知らせます。同じ住所で氏名が違う人は家族としてつなぎ、重複にはしません。1人の画面を開くと、同じ家の家族と、紹介した人・された人が一緒に見えます。

訪問は地図で絞って、近い順に

住所から地図の位置を調べ、絞り込んだ方を地図に出します。回る順番は、事務所から直線で近い順です。道路の道のりや一方通行は考えていません。順番の目安を作るところまでで、画面にもそう書いてあります。計画は紙にも印刷できます。

このシステムは、後援会の日ごろの活動と、住民の方からの相談の記録のために作りました。選挙運動のためのシステムではありません。

陳情・相談は「いまどこまで進んだか」が見える

「道路の白線が消えている」「通学路に街灯がほしい」。受けた相談は、いつ・だれが・どこへ照会して・何と返ってきたかを経過として1件ずつ残します。相談した方の名簿とつながっているので、次に会ったときに「あの件は回答待ちです」とすぐ答えられます。

段階と分野の名前は、設定で事務所に合わせて変えられます。

AI をつなぐと、相談の記録から要約と、相談した方へ送る経過のお知らせの下書きを作れます。つなぐ先は、事務所の中に置いた AI（Ollama など）を指定します。AI が作るのは下書きだけで、勝手に送ったり、段階を変えたり、名簿を書き換えたりはしません。つながなくても、ほかの機能はすべて使えます。

名簿を外に出さない作り

データは事務所のサーバーの中の1つのファイル（SQLite）に入ります。外へ出る通信は次の3つだけで、どれも設定で止められます。

• 地図の絵を読む（名簿のデータは送りません）
• 住所から地図の位置を調べる（住所の文字だけを国土地理院の住所検索へ送ります。止めた場合は地図を押して位置を決めます）
• AI（つなぐ場合だけ）

名簿の書き出し・取り込み・削除は管理者だけができ、だれが・いつ行ったかが記録に残ります。権限はサーバーで決めていて、画面でボタンを隠すだけにはしていません。毎日その日の最初の操作で控えを取り、30日ぶん残します。

できないこと

• 寄附・会費・収支の管理は入っていません。 政治資金の帳簿には別の決まりがあるので、このシステムでは扱いません。
• はがきの印刷、メールや LINE の一斉配信はしません。 宛名は CSV で書き出すので、お使いの宛名ソフトや印刷会社に渡してください。
• 回る順番は直線の近い順です。 道のりの計算はしません。

動く見本と導入版

人も住所も相談もすべて架空のデータで、実際に触れるデモを置いています。「秘書・佐藤 として試す」を押して、「今日」の画面から試してみてください。データは1日で元に戻ります。

• デモ：Kurage 陳情・名簿（デモ）
• 導入版（税込220,000円・買い切り）：Kurage App Store の商品ページ

納品物は、ソースコード一式（MIT ライセンス）、置き方・CSV・設定を書いた README、自己テスト、開発の決まり（AGENTS.md）です。お客様の AI エージェントが AGENTS.md を読んで、事務所向けのカスタマイズを続けられます。

党や会派ごとの項目、事務所の名簿の形に合わせた取り込みなど、整えてから納品することもできます。「いまの名簿で動くか」を一緒に確かめて進めるなら、AI-IT顧問（愛知県内・月15時間・税別150,000円）で引き受けます。